¿Cómo seleccionar el mobiliario?
En primer lugar, se debe contar con el espacio idóneo que garantice la conservación y la vida útil de los documentos, por lo que es importante planificar, estratégicamente, la colocación de los materiales documentales dentro de los depósitos, con base en:
Las características físico-químicas de los documentos y necesidades particulares de conservación.
El crecimiento del acervo en cantidad y volumen.
Las posibilidades presupuestales de la institución.
La optimización del espacio disponible para almacenamiento.
El uso y manejo de los documentos por parte del personal dentro de los depósitos y de los usuarios, cuando se cuenta con estantería abierta.
El equipo auxiliar para acceder a los documentos —escaleras, bancos, carros, etc.—.
Para la selección de mobiliario, se debe realizar un análisis exhaustivo de los documentos que conforman el acervo, sus dimensiones y peso, ya que algunos pueden exceder las medidas estándares. Se recomienda que el mobiliario sea de acero laminado en frío, esmaltado al horno con alta temperatura, de acero recubierto con pintura de chorro, de polvo o galvanizado, para obtener un acabado anticorrosivo. Sólo para documentos magnéticos se requiere desmagnetizar el mobiliario antes de ser pintado.
Bringas, J. (2017). Estantería metálica con pintura horneada [fotografía].
Bringas, J. (2017). Carrito de traslado de material —equipo auxiliar— [fotografía].
Existen otro tipo de recubrimientos, por ejemplo, el mobiliario de acero con revestimientos en polvo, los cuales parecen que evitan los problemas de la emisión de gases asociados con el esmalte horneado, para lo cual los polímeros sintéticos son fusionados al acero, a través de una pulverización muy fina (Ogden, 2000).
Por su parte, los muebles de aluminio anodizado constituyen otra opción, resultan ser extremadamente fuertes, a pesar de su peso ligero; también los estantes de alambre de acero cromado son una buena opción de almacenamiento, porque permiten una correcta circulación del aire.
Los muebles de madera en archivos y bibliotecas han sido muy recurrentes, debido a su estética, economía y facilidad de construcción, pero los compuestos volátiles de la madera, algunos selladores y adhesivos relacionados a su fabricación emiten ácidos perjudiciales y sustancias negativas para la conservación de documentos.
(s. a.) (2008). Biblioteca Joanina [fotografía]. Tomada de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Biblioteca_Joanina.jpg
No se recomienda el uso de mobiliario de madera; sin embargo, de no ser posible su sustitución, se deben tomar las medidas de seguridad pertinentes, como aplicar un tratamiento para la prevención de plagas y un recubrimiento ignífugo. Es importante mencionar que no se deben utilizar selladores ni pinturas de base de aceite.
Características y distribución del mobiliario
En lo que respecta a las estanterías, se ha popularizado el uso de los estantes compactos. Se les llama sistemas de almacenaje de alta densidad a los estantes compactos o móviles que son utilizados por muchas instituciones que tienen limitaciones de espacio. Estos sistemas disponen de módulos deslizantes sobre rieles, en los que pueden moverse para separarse y poder retirar material (Ogden, 2000).
(s. a.) (s. f.). Sistema de estanterías, depósito de almacenamiento para archivo, compacto, móvil [fotografía]. Tomada de http://www.directindustry.es/prod/lista/product-9332-542587.html
En este tipo de mobiliario, hay que considerar que existen varios riesgos:
- Debido a la vibración causada por el movimiento de los módulos, los objetos que se resguardan pueden sufrir un daño adicional.
- Es importante que los objetos no sobresalgan más allá del borde de los estantes, para evitar que sean lastimados cuando se cierran los módulos.
Es importante que, al momento de seleccionar la estantería, se considere lo siguiente:
Superficie
La superficie del mobiliario deber ser completamente lisa para facilitar la limpieza, evitar acumulación de polvo y la abrasión de los documentos que se encuentren en contacto directo con las repisas.
Altura
Cada estante deberá ser ligeramente más alto que los documentos almacenados en el mismo, entre 220 y 240 cm, dejando espacio para la circulación del aire. Se recomienda una estantería con entrepaños ajustables, con 90 cm de largo como máximo, para hacer más eficiente el espacio de almacenamiento, según la altura del material documental o del contenedor que lo resguarda. La profundidad dependerá de las características de los documentos a almacenar.
Diseño
Las estanterías deben diseñarse de manera que proporcionen un apoyo suave, seguro, limpio y conveniente, sin protuberancias o bordes afilados. Su primera repisa debe estar a un mínimo de 10 cm del suelo, para reducir los riesgos de daño por una inundación o por las personas que circulan. Si es posible, deben tener un dosel en la parte superior, ya que éste protege del agua, polvo y luz dañina.
Almacenamiento
Cuando se guardan los libros en gabinetes de acero, es importante asegurar que estén a una distancia apropiada y permitan la ventilación. Los libros que se ubican en estanterías móviles deben asegurarse o fijarse cuidadosamente para evitar que caigan o se aplasten cuando se mueva la estantería.
Es indispensable que se cuente con mobiliario tipo planero para almacenar los documentos de gran formato y racks o estantes verticales para los documentos que necesitan ser colgados.
(s. a.) (s. f.). Planero metálico de cinco gavetas [fotografía]. Tomada de http://multioficinas.com.mx/productos/metalica_institucional/*planero_metalico_de_5_gavetas.-m_planer
Ahora bien, la distribución correcta de los muebles en el espacio de almacenamiento es crucial para la conservación del acervo. Se debe considerar un espacio suficiente para la circulación y manipulación de los documentos.
Es preferible que la estantería esté separada al menos 10 cm de los muros; los libros y documentos a otros 5 cm de la parte posterior del mueble. Esto es especialmente importante cuando los muebles se colocan contra las paredes que dan al exterior del edificio. También, se recomienda un espacio mínimo de 80 cm entre cada fila de estantes para facilitar la circulación tanto del personal como del equipamiento auxiliar.
Se recomienda un espacio mínimo de 50 cm entre la parte superior de la estantería y el techo, los sensores de humo, los rociadores de agua y la instalación eléctrica.
(s. a.) (2016). Interior [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/en/photo/144839
Para prevenir caídas y desplazamientos durante algún sismo, la estantería debe estar fija al piso o asegurada a los muros y techos.
Una vez que se ha seleccionado el mobiliario adecuado y su distribución, se deben seguir las siguientes recomendaciones para brindar una óptima protección a los documentos.
Durante la consulta, traslado y manipulación de los documentos, también es frecuente que se presenten riesgos que generen daños en los mismos; por ello, es necesario considerar lo siguiente:
(s. a.) (2017). Banco [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/853950
También, es necesario utilizar equipamiento auxiliar especializado —carros y montacargas— para trasladar los documentos al área de consulta o trabajo, así como mesas de apoyo para la manipulación de los documentos en los depósitos.
Akyurt, E. (2016). Glove [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/en/glove-el-finger-msn-letters-2685956/
En caso de manipular fotografías, resulta obligatorio el uso de guantes. No se recomienda que los trabajadores que prestan el servicio de consulta o cualquier persona que manipule los documentos porte anillos, pulseras, relojes o elementos que puedan rasgar el material, especialmente, en los materiales que no presentan encuadernación, porque son muy vulnerables a los daños físicos.
(s. a.) (2017). Libros [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/1214672
Se debe advertir a los lectores y, si es preciso, enseñarles el manejo adecuado de los materiales documentales con las indicaciones escritas en folletos, carteles, etc. No se deberá permitir la utilización de tinta y plumas en las salas de lectura, será obligatorio utilizar lápiz, esto se debe al riesgo de manchar con tinta los materiales originales.
Las salas de lectura requieren muebles adecuados; por ejemplo, es indispensable el uso de atriles para sostener los libros, mesas más amplias para los materiales de gran formato como mapas y carteles, uso de mesas de luz o negatoscopios para la consulta de negativos. A su vez, es indispensable restringir el uso de los materiales raros o delicados a quienes realmente precisan el acceso a los originales para evitar cualquier daño.
Actividad
Características del mobiliario
Los archivos se ubican en espacios con ciertas características, por ejemplo, alejados de lugares o zonas propensas a inundaciones, con la finalidad de resguardar su patrimonio. A su vez, de forma interna, los archivos deben contar con el mobiliario adecuado para conservar los documentos u objetos de sus colecciones; para ello, se deben seguir lineamientos que les permiten decidir cuál es el mejor mobiliario de acuerdo con sus necesidades.
A continuación, identifica si lo que se dice del mobiliario es cierto o falso. Al finalizar, podrás conocer tu desempeño.
Autoevaluación
Daños físicos a los materiales documentales
El material documental es propenso a sufrir diversos daños físicos, los cuales pueden provocar que su deterioro natural se acelere. Para evitar estos daños, se deben seguir ciertas recomendaciones.
A continuación, relaciona cuál es el factor que produce el daño descrito en el material documental.
Fuentes de información
Básicas
Bibliografía
Forniés, Z. (2011). La climatización de los depósitos de archivos, bibliotecas y museos como método de conservación. Gijón, Asturias: Trea.
McCleary, J. y Crespo, L. (2006). El cuidado de libros y documentos: manual práctico de conservación y restauración (3.ª ed.). Madrid: Clan Editorial.
Ogden S. (2000). El manual de preservación de bibliotecas y archivos del Northeast Document Conservation Center (3.ª ed.). Santiago, Chile: DIBAM, Centro Nacional de Conservación y Restauración.
Planck, M. (2009). ¿Qué papeles utilizar para guardar mis fotografías? Cuadernos del Sistema Nacional de Fototecas. Ciudad de México: Fototeca Nacional-Sistema Nacional de Fototecas-Instituto Nacional de Antropología e Historia.
Tacón, J. (2009). La restauración en libros y documentos: técnicas de intervención. Madrid: Ollero y Ramos Editores.
Documentos electrónicos
Adcock, E. (2000). IFLA: principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. Consultado el 13 de septiembre de 2017 de https://www.ifla.org/files/assets/pac/ipi/ipi1-es.pdf
Angulo, S. M. (2005). Parámetros técnicos para almacenamiento en depósitos en bibliotecas. Conservamos: Guía Técnica para la Preservación en Bibliotecas, 1(1), 15-24. Consultado el 13 de septiembre de 2017 de http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:4d9pikUnrlcJ:recursos.bibliotecanacional.gov.co/revistas/index.php/Conservamos/article/download/6/363+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=mx&client=firefox-b
Biblioteca Nacional de Venezuela. Centro Nacional de Conservación de Papel, Centro Regional IFLA-PAC para América Latina y el Caribe. (1998). Conservaplan: documentos para conservar. Catálogo de conservación de papel del American Institute for Conservation. 14(1), 7-36. Consultado el 13 de septiembre de 2017 de http://www.abinia.org/conser14-2.pdf
Gavilán, C. M. (2009). El archivo como centro de conservación: edificios, depósitos e instalaciones. Conservación y restauración de documentos. Madrid: Autor.Consultado el 13 de septiembre de 2017 de http://eprints.rclis.org/14582/
Complementarias
Bibliografía
Ritzenthaler, M. L. (2010). Preserving archives and manuscripts (2.a ed.). Chicago: Society of American Archivist.