Los libros y documentos deberán guardarse de tal manera que sea fácil sacarlos o volverlos a colocar. Los libros que se guardan apretados se dañan fácilmente, principalmente del lomo y la cofia.

Se deben utilizar sujetadores de libros de superficie suave y bordes amplios, cuando la estantería no está llena, ya que dejar los libros inclinados dobla y daña su estructura, provocando que se rompan.

Los libros y documentos no deben sobresalir en la estantería, ya que pueden dañarse por la circulación del personal o carros.

(s. a.) (2017). [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/578508

Cuando sea posible, es recomendable acomodar los libros por tamaño, evitando colocar libros de gran tamaño junto a otros pequeños, ya que el subsecuente tendrá un apoyo inadecuado.

(s. a.) (2016). Estante para libros [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/106769

Cuando sea posible, es recomendable acomodar los libros por tamaño, evitando colocar libros de gran tamaño junto a otros pequeños, ya que el subsecuente tendrá un apoyo inadecuado.

(s. a.) (2016). Estante para libros [fotografía]. Tomada de https://pxhere.com/es/photo/106769

Es recomendable separar las encuadernaciones de papel y tela de las encuadernaciones de cuero, ya que la acidez y los aceites del cuero migran al papel y la tela, acelerando su deterioro.

Los materiales de gran formato —dibujos arquitectónicos, copias heliográficas, mapas, grabados, etc.— se guardan horizontalmente dentro de planeros o en cajas de polipropileno con tapa. Se recomienda que cada obra tenga una guarda, sobre o funda para evitar daños, así como darle mayor resistencia y soporte para su extracción y manipulación.

El material de gran formato que no cabe en gavetas será mejor enrollarlo, asegurando proveerle un alma rígida de un diámetro mayor a 10 cm, para evitar que se marque demasiado y con varios centímetros más largo del tamaño del objeto. Si el tubo no es de materiales libres de ácido, se recomienda recubrirlo con papel de pH neutro y con reserva alcalina, o bien, con película de poliéster.

Para resguardar papel periódico resulta poco práctico desacidificarlo todo, para retardar su proceso de envejecimiento; se recomienda su encuadernación en caso de ser periódicos completos; en caso de tener fragmentos, se sugiere ser estabilizados y adherirlos a un soporte alcalino y cubrirlos o colocarlos en sobres o guardas.

Los folletos pueden almacenarse en cajas o carpetas o ser encuadernados y colocarse en un estuche protector. Si se guardan en fólderes dentro de cajas, deben colocarse con el lomo hacia abajo y si se requiere encuadernar, se deben emplear materiales adecuados, sin adherir el folleto a la encuadernación, uniéndolo con una costura y, de ser posible, pasarla a través de los orificios originales.

En caso de tener colecciones con materiales diversos, como esculturas, reconocimientos, vestimenta, maquinaria, herramientas, etc., generalmente se deben resguardar en contenedores individuales porque tienen componentes y elementos particulares que los pueden hacer más frágiles.

Las fotografías requieren de una funda individual, a fin de brindarles protección y soporte físico —debe cumplir con las especificaciones de la American National Standards Institute (ANIS) y pasar el test de actividad fotográfica (PAT)—. Se recomienda, dependiendo del formato, el uso de guardas tipo sobre u hojas protectoras para carpeta. Los materiales adecuados para el almacenamiento son el poliéster, el polipropileno y el polietileno.