Presentación / Objetivo

En la actualidad, la conservación documental ha sido un tema que ha llevado a los especialistas a realizar diferentes prácticas, a fin de preservar la información que se ha obtenido a través del tiempo. Los archivos son depositarios de una gran información documental, bibliográfica y hemerográfica, de carácter histórico y patrimonial; por tal motivo, es de gran importancia conocer qué tipo de información es, así como sus características físicas, con la finalidad de saber cómo preservarlos y resguardarlos.

Una de las causas principales del deterioro del material es por la incorrecta manipulación empleada, causada por la falta de conocimiento de cómo manejar dichos archivos; por ello, se requiere una especialización propia para la conservación y restauración de documentos. Al respecto, se muestra un ejemplo:

Restauración de documento

Objetivo:

Identificar el concepto preservación como elemento fundamental para el resguardo documental archivístico, a través de la revisión de los diferentes soportes que alojan la información, a fin de garantizar su conservación.

Contenido

Protección y difusión del patrimonio documental

En la actualidad, es necesario que, como parte de lo que conoces como la administración de archivos, se puedan coordinar los programas de preservación y conservación documental en las instituciones archivísticas, entendiendo las diferencias y conveniencias de la conservación y de la restauración, en caso necesario, a fin de salvaguardar toda información que ahí se encuentra. Se sabe que nunca se está a salvo de alguna incidencia, catástrofe o contratiempo en las instituciones; por ello, es importante estar preparados, a partir de programas integrales de preservación de documentos, que deben incluir las acciones de conservación, restauración, planes de contingencia que contemplen, así como la prioridad de los fondos documentales, para el caso en que se requieran realizar rescates de emergencia, etc.

Las siguientes imágenes nos muestran ejemplos de la conservación física de los documentos:

Por supuesto, hay que tomar en cuenta las características materiales de los soportes, para conservar la información que se contiene en éstos. Identifiquemos, a continuación, algunos conceptos básicos de archivística para, posteriormente, pasar a los tipos de soportes.

La conservación del archivo y sus documentos

Archivo

Es un conjunto de documentos que se acumulan en un proceso natural, como parte de una gestión administrativa; es decir, todos los documentos de archivo son administrativos y surgen para dar una solución o para gestionar.

Expedientes

Son los documentos que se producen en el acontecer cotidiano de la administración; se van relacionando entre sí, a partir de asuntos específicos y, con ellos, se conforman expedientes.

Documento

Es todo registro de información, independientemente del soporte físico en que está plasmado.

La protección y cuidado de los lugares salvajes y asentamientos

En este paso se trata de aplicar lo comprendido a través de procesos de emulación. Se requiere de un trabajo transdisciplinario, en el que los lenguajes de la biología y de la ecología se materialicen en el diseño de productos y en la imitación de procesos llevados a cabo por ingenieros y expertos en diseño, que hagan frente a los problemas humanos sin separarlos del todo.

1. ¿Quiénes conservaban la documentación en la antigüedad?

Anteriormente, los historiadores se encargaron de los archivos; se sabe que hicieron lo imposible por la conservación de los documentos como soporte.

2. ¿Qué pasaba con esos documentos y cómo se organizaban?

En muchos de los casos, se sacaban los documentos de sus expedientes para organizarlos por tema o fechas, según su interés específico.

3. ¿A qué problemática se enfrentaron?

Los primeros hombres que se encargaron de los archivos de los pueblos realizaron una gran labor de conservación, información y soporte, aunque no poseían ninguna concepción archivística; es decir, trabajaron por el documento en sí y no por el archivo, debido a que no tomaron en cuenta los vínculos que los documentos deben tener entre sí.

4. ¿Qué conserva el archivista?

La función principal es conservar el soporte y, en su caso, recurrir a la restauración para restituir todas las características originales que el documento tenía; sin embargo, el papel fundamental del archivista tiene que ver más con el contexto que con el soporte, para conservar la información.

Interrogantes para la preservación del archivo

Al tener identificado y ordenado un documento, se puede brindar un buen servicio, lo que es la consecuencia lógica y natural de una buena organización del archivo, de la aplicación correcta de los métodos y conceptos que rigen a la archivística y a la gestión de documentos. Por supuesto, hay que tomar en cuenta las características materiales de los soportes, para conservar la información que se contiene en éstos.

Si bien la costumbre nos ha dejado la experiencia de trabajar en documentos con soporte de papel, se hace cada vez más necesario dar el salto hacia otro tipo, actualmente, incluso, soportes intangibles, los cuales requerirán una concepción nueva para entender y aplicar la conservación de esos materiales.

Otra forma de conservar la documentación es a través de la digitalización; para ello, se muestra el siguiente esquema:

La digitalización como forma de conservación

Proceso de digitalización, como parte de la preservación de documentos electrónicos

La conservación preventiva y correctiva, así como la restauración, y aún más la preservación —entendida en un sentido global que incluye las dos anteriores—, establecen las herramientas y las políticas que se requieren para conservar, en el caso del patrimonio documental, el soporte —generalmente, papel— y la información que contiene.

Cuando se realiza algún trabajo de conservación, sin importar si se trata de una biblioteca, hemeroteca o de cualquier otra institución, lo fundamental es mantener las características originales del soporte y de la información; es decir, los aspectos físico e informativo que definen al documento.

Asimismo, la conservación de los documentos dentro del archivo debe tener un lugar determinado y es al archivista a quien le corresponde decidir cuál es ese lugar, a partir de lo que disponga la administración de la institución.

La conservación de los documentos electrónicos de archivo

En cuanto al tema de la conservación de los documentos y de archivos electrónicos, lo primero que se debe tomar en cuenta son las implicaciones que traen consigo los nuevos soportes, las nuevas técnicas de elaboración y recientes formas de transmisión de los documentos.

Los documentos electrónicos son volátiles, fugaces, y esto se observa fácilmente en cualquier documento que se tiene en la computadora, que no es tangible. A continuación, se muestran algunos ejemplos de diferentes soportes de este tipo.

Memoria USB

Disco duro

Nube de almacenamiento

La intangibilidad de los documentos electrónicos conlleva otras preguntas:

Lo anterior nos hace plantear la preservación como un elemento fundamental en los documentos electrónicos, ya que es necesario mantener la información y los contextos que intervienen en su producción. El soporte, de alguna manera, pasa a ser parte de esa fugacidad y, por lo tanto, pierde importancia en cuanto al tema de la preservación que nos ocupa.

Ante esta cuestión:

¿Cómo plantear precisamente la conservación en esos nuevos contextos de técnicas, soportes y formas de transmisión?

A continuación, se muestran ejemplos de documentos en diversos soportes y técnicas de producción:

¿Nuevos documentos o nuevos soportes, técnicas y formas de transmisión?

Villanueva, G. (2017). ¿Nuevos documentos o nuevos soportes, técnicas y formas de transmisión? [ilustración].

Así, debido a la incertidumbre, como consecuencia de la obsolescencia y fugacidad del documento, a la necesidad de contextualizar la información precisamente a partir de esa fugacidad y volatilidad y ante la ausencia de un soporte tangible, se hace indispensable e inevitable para los archivistas pensar en los metadatos. De esa manera, hablamos de metadatos de descripción, contexto, producción, organización, etc., los cuales indican que el documento fue creado y producido en tal o cual lugar, por tal persona, desarrollando tal función; igualmente, es indispensable establecer metadatos de organización, en donde se señale fondo, sección y serie.

Esto nos lleva a la necesidad de recurrir a un nuevo valor archivístico, uno interno e intrínseco, que se integra como información que se está manejando y organizando. La digitalización, entonces, no sólo son documentos fotografiados; toma sentido por una serie de elementos que se van adhiriendo para darle contexto; de otra forma, el soporte ya no será tan fundamental, si el contexto y la información que se manejan en los archivos se conserva de la mejor manera.

Así, la conservación tiene que ver no sólo con el contenido, el contexto y la información; se vincula con la parte técnica que ha permitido la materialización del documento, la conversión en sistemas tangibles para quienes no tenemos muchas posibilidades ni conocimientos sobre los medios electrónicos. La conservación se asociará, por ejemplo, con la constante revisión del equipo electrónico y con su actualización, así como con el medio en el que se producen y transmiten los documentos a conservar, de manera tal que la obsolescencia del equipo o del software, no obstaculice el correcto almacenamiento de la información.

Actividad

Conceptos básicos

La archivística es más que sólo guardar documentos; por ello, es importante una correcta gestión y administración de los archivos. Al establecerse estas funciones, se puede acceder a su información de manera fácil.

Autoevaluación

Preservación documental

En la actualidad, existen diferentes medios para garantizar la preservación de la información; a éstos se les conoce como dispositivos y programas específicos de almacenamiento; sin embargo, una de las tareas fundamentales de los archivistas es poder conservar el soporte original.

Fuentes de información

Básicas

Bibliografía

Giménez, V. (2014). Criterios para la conservación digital de los documentos de archivo. Códices, 10(2), 139-140.

Villanueva, G., Flores, G., Montores, R., Ochoa, M. A. y Torres, L. (2002). Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de universidades e instituciones de educación superior. Ciudad de México: Centro de Estudios sobre la Universidad-UNAM/ Benemérita Universidad Autónoma de Puebla.

Complementarias