Antecedentes del Sistema Institucional de Archivos

El progreso teórico y metodológico de la archivística, a partir de la mitad del siglo XX, fue consecuencia de la explosión documental, es decir, por la excesiva producción y reproducción de documentos. Esto llevó a reorientar y vincular la figura de los archivos con la administración pública, y obligó a incorporar la gestión de documentos como elemento fundamental para la eficiencia y economía en la administración y valoración documental, optimizando las actividades administrativas.

1965-1969

En México, con la creación de la Comisión de Administración Pública (CAP), en 1965, se introducen técnicas de organización administrativa y se incluye a los archivos; “en 1969, se establece el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo (COTECUCA) dentro de la Comisión de Administración Pública de la Presidencia de la República” (AGN, 1986a, p. 6), para una mejor coordinación y vinculación de los archivos federales con el AGN y modernizar los servicios archivísticos del ámbito público; sin embargo, no tuvo el impacto esperado.

1972

La Comisión de Administración Pública cambió a la Dirección General de Estudios Administrativos y, en 1972, “la comisión propuso un modelo de organización para la creación de un organismo central normativo y coordinador del sistema de correspondencia y archivo del sector público federal” (AGN, 2003, p. 14).

1973

Surge el primer texto intitulado “Las Unidades de Correspondencia y Archivo en el sector público federal: Guía para su organización y funcionamiento” (ibíd.), que pretendía contribuir al cumplimiento de las metas y funciones de la institución y al manejo eficaz de la documentación.

En 1975

“El COTECUCA solicitó apoyo al gobierno de Canadá para elaborar un diagnóstico de la situación general de los archivos en México” (ibíd., p. 16); no hubo nada satisfactorio que reportar, pues muchos de los archivos, como ahora, se encontraban desorganizados, abandonados y en bodegas.

1976

La Dirección General de Estudios Administrativos fue sustituida por la Coordinación General de Estudios Administrativos (CGEA), con el fin de impulsar una reforma administrativa; “como parte del programa de Reforma Administrativa del Poder Ejecutivo Federal de la Secretaría de Gobernación, la Coordinación General de Estudios Administrativos de la Presidencia de la República y el propio AGN plantearon la necesidad de mejorar el funcionamiento de los archivos de las diversas instituciones gubernamentales, con el objetivo de convertirlos en órganos eficaces que coadyuvaran al cumplimiento de las atribuciones asignadas a cada una de ellas. Para tal fin se diseñó el Sistema Red de Archivos (SRA) del Gobierno Federal, con el que se establecieron las bases de coordinación entre los diferentes organismos públicos” (Aguilera y Nacif, 2006, p. XIV). Se determinó la creación de una Unidad Central de Administración de Documentos, equivalente al coordinador de archivos, hoy en día encargada de coordinar todas las actividades archivísticas de los sujetos obligados.

1978

Quedó formalizado el Sistema Nacional de Archivos con un documento técnico en el que se estableció su estructura, composición y funcionamiento.

1980

El 24 de julio se emitió el acuerdo por el que el AGN se convirtió en la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la república. En su artículo III establece que para un mejor desarrollo de las funciones que marca el acuerdo, se debe asesorar de un comité integrado por los representantes de las dependencias de la administración pública centralizada. Es así como al Cotecuca se le otorga la función de asesorar al AGN, en materia de administración documental.

Derivado de las facultades del AGN y el Cotecuca se integró un Comité Técnico Interno de Administración de Documentos en cada dependencia (Coteciad).

Por lo anterior, la estructura orgánica del Sistema Red de Archivos quedó de la siguiente manera:

Normativa

A continuación, revisarás la normatividad existente en materia de acceso a la información, protección de datos personales y organización de archivos, aplicable en sujetos obligados.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Norma	Modificación	Artículo
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos	1977, julio de 2007 y 7 de febrero de 2014	Artículo 6

Normas referentes a transparencia y protección de datos

Norma	Fecha de publicación y última modificación
Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental	DOF 11/06/2002 (derogada) Sustituida por la Ley General y Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública	DOF 04/05/2015
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental	DOF 09/05/2016
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados	DOF 26/01/2017
Lineamientos generales en materia de clasificación de la información, así como para la elaboración de versiones públicas	DOF 15/04/2016

Normatividad archivística para la organización de los archivos administrativos e históricos

Norma	Fecha de publicación y/o última modificación
Ley Federal de Archivos	DOF 23/01/2012, última reforma 19/05/2018 (abrogada)
Reglamento de la Ley Federal de Archivos	DOF 13/05/2014
Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal	DOF 03/07/2015
Lineamientos para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control de documentos	DOF 03/07/2015
Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal	DOF 16/03/2016
Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los Lineamientos para la organización y conservación de los archivos	DOF 04/05/2016
ACUERDO que tiene por objeto emitir las disposiciones generales en las materias de archivos y de gobierno abierto para la Administración Pública Federal y su anexo único	DOF 15/05/2017
ACUERDO que tiene por objeto emitir las políticas y disposiciones para la Estrategia Digital Nacional, en materia de tecnologías de la información y comunicaciones, y en la de seguridad de la información, así como establecer el Manual Administrativo de Aplicación General en dichas materias	DOF 08/05/2014
Ley General de Archivos Cabe citar el segundo y tercer artículo transitorio, pues explican la vigencia de las leyes antes mencionadas. Segundo. A partir de la entrada en vigor de la ley se abroga la Ley Federal de Archivos y se derogan todas aquellas disposiciones que contravengan la presente ley. Tercero. En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se continuará aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la materia, en lo que no se oponga a la presente ley.	DOF 15/06/2018 Entró en vigor el 15 de junio de 2019

El artículo 6.° constitucional (sus reformas) y la Ley General de Archivos garantizan que todos los sujetos obligados organicen sus archivos.

La ley es de orden público y de observancia general en todo el territorio nacional, y tiene por objeto establecer los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios […]. (Ley General de Archivos, 2023, artículo 1.º)

El marco legal en materia de archivos ha representado un gran avance, el cual ha permitido que se vea como uno de los ejes para el acceso a la información y el combate a la corrupción, pero sobre todo ha obligado a organizar los archivos bajo criterios homogeneizados. Si recuerdas los primeros párrafos, la falta de marco legal era uno de los factores para la ineficacia en la organización de los archivos.

La Ley General de Archivos y las normas técnicas emanadas de los organismos competentes u oficiales permiten la protección documental de la nación, pero la normativa no exime de la existencia de archivos en situaciones caóticas y vergonzosas; los documentos se pierden o se deterioran. Pese a que la Ley General de Archivos marca sanciones, no garantiza que los funcionarios y servidores públicos realmente asuman una firme convicción en la organización de los archivos.

Dentro del cuarto transitorio de la Ley General de Archivos se dicta que, en un plazo de un año, a partir de la entrada en vigor de ésta, las 32 entidades federativas deberán armonizar su marco normativo en materia de archivos con la Ley General de Archivos.

Este plazo se cumplió el 15 de junio de 2020; sin embargo, hasta la fecha, sólo 22 entidades federativas han armonizado sus leyes locales en materia de archivos con la Ley General de Archivos: Aguascalientes, Baja California Sur, Chiapas, Chihuahua, Ciudad de México, Colima, Durango, Estado de México, Guanajuato, Guerrero, Hidalgo, Jalisco, Nayarit, Nuevo León, Oaxaca, San Luis Potosí, Sinaloa, Sonora, Tabasco, Tlaxcala, Yucatán y Zacatecas.

Además, el artículo décimo transitorio establece que, dentro de los seis meses posteriores a la armonización de sus leyes locales con la Ley General de Archivos, las entidades deben instalar su respectivo Consejo Estatal de Archivos; ni la mitad de las entidades antes mencionadas lo han instalado.

Los anteriores son sólo dos ejemplos de la lentitud en el proceso de armonización de las leyes y, por consiguiente, de la homogeneización de los procedimientos en la organización de archivos.

No obstante, todos los sujetos obligados, de los tres niveles de gobierno (federal, estatal y municipal) y los tres Poderes, deben cumplir con las obligaciones que dicta la Ley General de Archivos, aunque sus leyes locales no estén armonizadas con ella.

Por otro lado, el presupuesto es otro factor que puede dificultar la organización de archivos, ya que no se establece concretamente cómo se deben designar los recursos; así, será sólo el paso del tiempo el que permitirá observar hasta dónde se avanzará con la nueva legislación.