En la actualidad, la conservación documental ha sido un tema que ha llevado a los especialistas a realizar diferentes prácticas, a fin de preservar la información que se ha obtenido a través del tiempo. Los archivos son depositarios de una gran información documental, bibliográfica y hemerográfica de carácter histórico y patrimonial; por tal motivo, es de gran importancia el conocer qué tipo de información es, así como también sus características físicas y el soporte que la contiene, con la finalidad de saber cómo preservarlos y resguardarlos. Una de las causas principales del deterioro del material es por la incorrecta manipulación, causada por la falta de conocimiento de cómo manejar dichos archivos. Es por ello que se requiere de una especialización propia para la conservación y restauración de documentos. A continuación, se muestra un ejemplo de un documento en el proceso de restauración.
Identificar el concepto preservación como elemento fundamental para el resguardo documental archivístico, a través de la revisión de los diferentes soportes que alojan la información, a fin de garantizar su conservación.
En la actualidad, es necesario que como parte de lo que se conoce como la administración de archivos se puedan coordinar los programas de preservación y conservación documental en las instituciones archivísticas, entendiendo las diferencias y conveniencias de la conservación y de la restauración en caso necesario, a fin de salvaguardar toda información que ahí se encuentra.
Nunca se está a salvo de alguna incidencia, catástrofe o contratiempo en las instituciones, y es incierto saber cuándo podrán ocurrir; es por ello importante estar preparados a partir de programas integrales de preservación de documentos, que deben incluir las acciones de conservación, restauración y planes de contingencia que contemplen, asimismo, la prioridad de los fondos documentales para el caso de que se requiera realizar rescates de emergencia.
Las siguientes imágenes nos muestran ejemplos de la conservación física de los documentos:
Robledo, J. A. (2010). Conservación y restauración de patrimonio documental archivístico. Limpieza general de documentos y restauración del encuadernado de un libro antiguo [fotografía].
Robledo, J. A. (2010). Conservación del patrimonio documental archivístico Il [fotografía].
(s. a.) (2012). Fotografía histórica restaurada. Archivo Histórico de la UNAM, Archivo Gildardo y Octavio Magaña [fotografía].
Por supuesto, hay que tomar en cuenta las características materiales de los soportes para conservar la información; como se ha comentado, un documento es información en un soporte específico.
Identifiquemos a continuación algunos conceptos básicos de archivística, para posteriormente pasar a los tipos de soportes.
Es un conjunto de documentos que se acumulan en un proceso natural, como parte de una gestión administrativa, es decir, todos los documentos de archivo son documentos administrativos; surgen para dar una solución, para administrar o gestionar.
Son los documentos que se producen en el acontecer cotidiano de la administración; se van relacionando entre sí a partir de asuntos específicos, y con ellos se van conformando expedientes.
Todo registro de información, independientemente del soporte físico en que está plasmado.
Es así que retomando la idea acerca de la importancia que tiene el documento para la historia, es decir, sus valores evidenciales, informativos y testimoniales, la información se enriquece con la visión orgánica del conjunto y con ello se pone a disposición de los interesados, no sólo el documento en sí, no sólo el dato requerido, sino ese mismo documento, pero en su contexto administrativo, es decir, como parte de un expediente, de una estructura.
Al tener identificado y ordenado un documento se puede brindar un buen servicio, ya que ello es la consecuencia lógica y natural de una buena organización del archivo, de la aplicación correcta de los métodos y conceptos que rigen a la archivística y a la gestión de documentos como disciplinas enfocadas al tratamiento de los documentos de archivo.
Si bien la costumbre nos ha dejado la experiencia de trabajar en documentos con soporte de papel, cada vez se hace más necesario dar el salto hacia otro tipo de soportes; actualmente, incluso intangibles, que también van a requerir, definitivamente, una concepción nueva para entender y aplicar la conservación de esos materiales.
Otra forma de conservar la documentación es a través de la digitalización; para ello se muestra el siguiente esquema:
La conservación preventiva y correctiva, así como la restauración, y aún más la preservación (entendida en un sentido global que incluye las dos anteriores) establecen las herramientas y las políticas que se requieren para conservar, en el caso del patrimonio documental en general, en el soporte, generalmente el papel, la información que el mismo contiene.
Cuando se realiza algún trabajo de conservación, sin importar si se trata de archivo, biblioteca, hemeroteca o de cualquier otra institución que lo resguarda, lo fundamental es mantener las características originales del soporte y de la información, es decir, los aspectos físico e informativo que definen de alguna manera al documento.
En este aspecto hay que tomar en cuenta la conservación de los documentos dentro del archivo, que al formar parte de un conjunto en el cual cada uno tiene un lugar específico, es al archivista a quien le corresponde determinar cuál es el sitio que se le da a partir de la administración.
En cuanto a la conservación de los documentos y de archivos electrónicos, lo primero que se debe tomar en cuenta son las implicaciones que traen consigo los nuevos soportes, las nuevas técnicas de elaboración y las nuevas formas de transmisión de los documentos.
Los documentos electrónicos son volátiles, fugaces, y esto se observa fácilmente en la computadora, y en virtud de que no se pueden tocar, no son tangibles, no se sabe qué lugar físico están ocupando: ¿un USB?, ¿un disco duro?, ¿una nube de la que no se sabe en dónde está su sede o quién la administra?
A continuación, se muestran algunos ejemplos de diferentes tipos de soportes.
Esa primera característica de los documentos electrónicos de archivo conlleva otras preguntas:
Todo esto nos hace ver la necesidad de plantear la preservación como un elemento fundamental en los documentos electrónicos de archivo, ya que es necesario conservar y mantener la información y los contextos que intervienen en su producción. El soporte –de alguna manera– pasa a ser parte de esa fugacidad y, por lo tanto, pierde importancia en la preservación, que es el tema que nos atañe.
Ante esta cuestión, ¿cómo plantear la conservación en esos nuevos contextos de técnicas, soportes y formas de transmisión distintas?
La incertidumbre como consecuencia de la obsolescencia y fugacidad del documento, la necesidad de contextualizar la información precisamente a partir de esa fugacidad y volatilidad, y ante la ausencia de un soporte tangible, hace indispensable e inevitable para los archivistas pensar en datos sobre los datos mismos, es decir, en un elemento que se está volviendo cada vez más fundamental: los metadatos.
De esa manera, hablamos de metadatos de descripción, contexto, producción, organización, los cuales indican que el documento fue creado y producido en determinado lugar, por cierta persona, desarrollando tal función; es necesario también establecer metadatos de organización en donde se señale que pertenece a tal fondo, sección y serie.
Esto nos lleva a la necesidad de recurrir a un nuevo valor archivístico, que es lo que se conoce como valor interno, valor intrínseco, que finalmente se integra como información que se está manejando y organizando.
La digitalización entonces no es solamente el documento fotografiado, sino que toma sentido en tanto hablamos de una serie de elementos que se le van adhiriendo para darle el contexto; el soporte ya no será tan fundamental si el contexto y la información que se manejan en los archivos se conserva asimismo de la mejor manera.
Así, la conservación tiene que ver no sólo con el contenido, con el contexto y con la información, sino también y como un elemento extra, con la parte técnica que ha permitido, de alguna manera, la materialización del documento, la conversión en sistemas inteligibles para quienes no tenemos muchas posibilidades ni conocimientos sobre los medios electrónicos. La conservación tendrá que ver, por ejemplo, con la constante revisión y actualización del equipo electrónico, así como del medio en el que se producen y transmiten los documentos a conservar, de manera tal que la obsolescencia, ya sea del equipo o del software, no nos vaya a dar algún contratiempo en cuanto a la conservación de la información y el contexto documental.
La archivística es más que sólo guardar documentos, por ello la importancia de una correcta gestión y administración de los archivos. Al establecerse estas funciones se puede poder acceder a su información de una manera fácil.
En la actualidad existen diferentes medios para garantizar la preservación de la información, a éstos se les conoce como dispositivos y programas específicos de almacenamiento; sin embargo, una de las tareas fundamentales de los archivistas es poder conservar el soporte original.
Villanueva, G. (2024). Preservación Documental. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores Morelia-UNAM. (Vínculo).
