El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que se dispone; las experiencias personales al respecto llevan a la sensación de que no alcanza o que se tienen demasiadas actividades para realizar. La gestión del tiempo juega un papel muy importante no sólo en la escuela o el trabajo, sino también en nuestra vida personal. En esta unidad de apoyo para el aprendizaje (UAPA), aprenderás estrategias, técnicas y herramientas para hacer un buen uso y reparto del tiempo, teniendo como guía el logro de tus objetivos y metas personales.
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El uso del tiempo tiene que ver con actos, hábitos, actitudes e, incluso, con el uso de la tecnología. Si eres estudiante o te acabas de incorporar al mundo laboral, puedes aprender a priorizar, planificar, optimizar y ajustar tus horarios en función con los objetivos y metas personales. La gestión del tiempo es una habilidad que se aprende y se perfecciona. Comencemos por definir a qué nos referimos cuando hablamos de gestión de tiempo:
Definición de gestión del tiempo
Esta definición destaca que el uso del tiempo no es un fin en sí mismo y no puede perseguirse de forma aislada, ya sean tareas en el ámbito laboral o deberes académicos; es importante tener en cuenta el objetivo a partir del cual será dirigida la actividad que queremos realizar, a fin de hacer un uso efectivo del tiempo (Claessens et ál., 2007).
Ya que revisamos esta definición, es momento de identificar cuáles son los ladrones del tiempo con los que más nos enfrentamos.
Ladrones del tiempo
Los ladrones del tiempo son cosas, situaciones o personas que nos dificultan lograr las actividades que tenemos planeadas en un tiempo previsto. Para García (2009), los desperdiciadores pueden ser externos e internos; por ejemplo:
Y a ti, ¿qué te hace perder el tiempo? Si no logras concluir las actividades previstas o quieres mejorar tu desempeño, debes tomar conciencia de tus ladrones de tiempo, porque esas pérdidas, aunque usualmente son involuntarias, son las que te obligan a desvelarte o terminar atrasado en tus proyectos tanto académicos como laborales y eso puede repercutir en tu estilo de vida y afectar tu salud.
Revisaremos, a continuación, la importancia de llevar a cabo una buena administración del tiempo.
Administración del tiempo
¿Alguna vez te has preguntado por qué algunas personas parecen tener suficiente tiempo para llevar a cabo sus actividades y tareas diarias y otras van de una tarea a otra y parece que nunca terminan ninguna? Es probable que quienes parecen tener suficiente tiempo estén gestionándolo de manera más efectiva y poniendo en práctica estrategias de administración del tiempo (Sodexo, s. f.-a).
Consejos para la administración del tiempo
A continuación, te presentamos algunas estrategias que puedes aplicar para administrar tu tiempo.
• Teoría de las 4D
Tracy (2016) establece que es necesario aplicar la teoría de las 4D para lograr un control correcto de la administración del tiempo:
Tener la convicción de lograr controlar el tiempo personal y lograr la máxima eficacia.
Contar con la decisión de practicar técnicas de gestión del tiempo hasta convertirse en un hábito.
Estar dispuesto a persistir ante todas las problemáticas que se puedan presentar.
La disciplina es el pilar más importante para que la administración se convierta en una práctica permanente.
Una buena administración del tiempo te permitirá planificar adecuadamente las actividades, ejecutarlas organizadamente y programar tus días, semanas o meses, con el objetivo de ser más efectivo y aumentar tu productividad.
• Etapas de la administración del tiempo
La administración del tiempo es todo un proceso que necesita planeación, avance y evaluación de las actividades en momentos determinados. Es un proceso cíclico conformado por ocho etapas; revísalas con detenimiento y ponlas en práctica (Suárez, 2023):
Escribe en bitácoras la manera en que se usa el tiempo y todas las actividades que se realizan en un día por toda la semana.
Identifica los problemas o actividades que quitan tiempo y que no dan resultados.
Es necesario autoevaluar la información que tenemos, así como las capacidades, recursos, intereses y la situación actual.
Clasifícalas de acuerdo a la importancia, dándole prioridad a las más urgentes.
Define el tiempo, procedimientos, recursos y cómo distribuir el tiempo.
Programa las actividades y establece un calendario donde apuntes cuando estimas llegar a la meta. Ten una agenda física o digital que te ayude a agendar y llevar un control del tiempo.
En caso de que se presenten problemáticas, desarrolla técnicas ante crisis, demoras, interrupciones o reuniones sin provecho.
Busca un seguimiento al plan y establécelo como un estilo de vida y no sólo en un periodo; asimismo, busca el mejoramiento continuo y, si es necesario, replantéalo y empieza por el paso 1.
Recuerda que la administración del tiempo va acorde con las circunstancias personales y se requieren modificar hábitos para tomar decisiones que te permitan lograr tus objetivos y metas personales.
Ahora, es momento de que revises, a detalle, las múltiples ventajas de llevar a cabo una correcta administración del tiempo:
Como aparece en la tabla, hay muchos beneficios asociados con la buena administración del tiempo; además, es una habilidad muy valorada por los empleadores, ya que una persona que administra adecuadamente su tiempo realiza sus tareas en tiempo y forma, lo que hace que su jornada laboral sea más efectiva y mejor aprovechada.
Con la finalidad de repasar lo que hemos visto hasta el momento, te invitamos a hacer la siguiente actividad.
A lo largo del tema, revisaste diversos elementos que debes tener en cuenta para una adecuada gestión del tiempo.
Nuevos hábitos
¿Cómo se puede aprovechar más el tiempo? El ser humano es capaz de distinguir y aplicar técnicas y estrategias de planificación, organización y control del tiempo, con el fin de aprovechar productivamente la jornada diaria y también la vida personal. Para ello, el cambio en los paradigmas y reflexiones en torno al tiempo suman importancia en la planificación a corto y mediano plazo y en la distinción entre lo urgente y lo importante (Universidad Nacional Autónoma de México, s. f.).
Diseñar un plan personal para el uso efectivo del tiempo constará de cuatro compromisos fundamentales:
Compromisos para el uso efectivo del tiempo
Además, para administrar el tiempo eficazmente, es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas, desarrollando nuevos hábitos, como:
En la agenda, se hacen anotaciones con las tareas que se deben realizar en un plazo o en un determinado periodo. La aparición de agendas electrónicas o las adaptaciones a los móviles para poder llevar una planificación diaria han sido de gran ayuda para fomentar la gestión del tiempo, tanto profesional como personalmente.
Es conveniente que las actividades del día siguiente estén registradas para que no las olvides; el mejor momento para hacer esa lista es la noche anterior y cuando te levantes por la mañana; a menudo, surgirán ideas y conocimientos para ayudarte a alcanzar algunos de los objetivos más importantes de tu lista.
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El establecimiento de objetivos y prioridades va encaminado a identificar el valor y el orden apropiado de cada evento. Nada es más importante que convertirte en dueño de tu propio tiempo y establecer sabiamente las prioridades; para comenzar, puedes realizar estas preguntas (Universidad Nacional Autónoma de México, s. f.):
Preguntas clave para establecer metas y objetivos
Si haces estas preguntas cada vez que inicias una actividad, estarás en alerta ante cualquier gama de posibilidades; así, habrás empleado el mayor tiempo del día en cosas de más valor.
Es más importante enfocar la atención en las actividades que, con menores esfuerzos, producen mayores resultados.
El principio de Pareto del 80/20 puede aplicarse a las tareas y responsabilidades; es decir, el 20 % del trabajo que tú haces representará el 80 % del valor de todo el trabajo que hagas.
Principio de Pareto
¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo en este momento?
Puesto que es la pregunta más importante de toda la gestión del tiempo, pregúntatelo una y otra vez hasta que se convierta en una guía automática que te motive y te lleve a centrarte en tu tarea o actividad de mayor valor.
Storyset. (s. f.). Ilustración del concepto de pensamiento de hombre [ilustración]. Tomada de https://www.freepik.es/vector-gratis/ilustracion-concepto-pensamiento-hombre_20824308.htm#query=joven%20pensando%20ilustracion&position=0&from_view=search&track=ais
Una gestión del tiempo eficaz implica un buen ajuste entre la importancia y la urgencia de las cosas que tienes que atender. Si eres capaz de hacer un buen análisis del nivel de importancia o urgencia de las tareas, serás capaz de priorizar con éxito.
Stephen Covey (Universidad Nacional Autónoma de México, s. f.) propone una alternativa para establecer las prioridades: los cuatro cuadrantes que se observan en la siguiente matriz:
Matriz de la administración del tiempo
Una tarea importante es algo que tiene consecuencias a largo plazo para tu vida académica o profesional; una urgente es algo que no puede ser retrasado.
Diferenciar y combinar la importancia y la urgencia de las cosas es lo que nos dará una idea clara del orden que debemos otorgarles en nuestra planificación de tareas. Enseguida, se muestran, a detalle, los cuatro cuadrantes que conforman la matriz; te invitamos a revisarlos:
La clave para una buena gestión del tiempo es que fijes prioridades y estés siempre trabajando en lo que es urgente e importante. Una vez que has completado esas actividades, empieza a trabajar de inmediato en aquellas que son importantes, pero no urgentes en este momento.
Las tareas que son importantes y no urgentes suelen ser aquellas tareas y actividades que pueden contribuir a tu carrera de manera significativa a largo plazo (Tracy, 2016). Sigue estos tres consejos, los cuales te serán de gran utilidad para poner esto en práctica:
Consejos clave para una buena gestión del tiempo
Ahora que conoces algunos elementos para aprovechar tu tiempo eficazmente, te invitamos a que resuelvas algunas situaciones en torno a la gestión del tiempo.
A continuación, revisaremos algunas técnicas que te ayudarán a sacar el máximo provecho a tu día:
Técnica pomodoro
Es una técnica de gestión de tiempo que sugiere trabajar en intervalos de 25 minutos, sin interrupción ni distracciones y añadir tiempos de descanso de cinco minutos. Su objetivo es establecer metas y mejorar la productividad (Obando, 2023).
Pasos a seguir:
La idea es que el tiempo limitado te ayuda a enfocarte en la actividad y los descansos te ayudan a despejar la mente para continuar trabajando.
Técnica pomodoro
Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
Consiste en utilizar un calendario grande que ubiques en un lugar visible y en el que traces un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día; si las cumples, se marcará la casilla en el calendario, de preferencia con una cruz de color rojo; si no las cumples, se dejará en blanco (Nombela, 2021).
Storyset. (s. f.). Ilustración del concepto de calendario [ilustración].Tomada de https://www.freepik.es/vector-gratis/ilustracion-concepto-calendario_5357262.htm#page=2&query=calendario%20tachado%20ilustracion&position=31&from_view=search&track=ais
Después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla, además de que te permite ver tus avances cada día, conforme avanza la semana. Con esto, te mantendrás motivado y te ayudará a evitar romper el esquema que has marcado.
Técnica kanban
Kanban es una técnica para organizar las tareas, ya sean individuales o en equipo; funciona para tener más control sobre las actividades que se deben hacer, las que están en producción y las que ya están hechas (Valois, 2020).
Para aplicar el kanban en tus actividades de trabajo, puedes utilizar post-it.
Pasos a seguir:
Listas para aplicar la técnica kanban
Teniendo una visión completa sobre el estado de tus tareas, podrás controlar mejor el tiempo que necesitas para terminar cada una de ellas.
Herramientas digitales
Existen herramientas destinadas a optimizar el tiempo; algunas son aplicaciones que no necesitan conexión a Internet para funcionar y otras sí. Lo más recomendable es analizar las ventajas e inconvenientes de cada una y, sobre todo, que identifiques las que son más útiles para ti.
(s. a.) (2023). Herramientas digitales para una adecuada gestión del tiempo [esquema]. Basado en Páez, L. (2023). “25 apps para organizarse y administrar tus tareas del día a día”.
Las personas con buenas habilidades para gestionar el tiempo toman conciencia de sus ladrones temporales, priorizan tareas, evitan retrasos, desarrollan nuevos hábitos e, incluso, utilizan herramientas y técnicas para su uso adecuado.
La gestión del tiempo tiene que ver con decidir adónde quieres ir, decidir lo que debes hacer para llegar allí, comenzar con lo más importante, asignar a cada cosa el justo valor, seguir un plan, concentrarse en un solo asunto y terminarlo; todo ello te permitirá ser más productivo y no se refiere a hacer más cosas, sino de concretar qué es más importante, lo que facilitará que logres tus objetivos y metas personales y disfrutes de un equilibrio que repercutirá en tu calidad de vida.
Storyset. (s. f.). Priorizar la ilustración del concepto [ilustración]. Tomada de https://www.freepik.es/vector-gratis/priorizar-ilustracion-concepto_13416114.htm#query=gestion%20del%20tiempo%20ilustracion&position=10&from_view=search&track=ais
Ahora que conoces algunas técnicas y herramientas para la administración efectiva del tiempo, en esta actividad, podrás identificar las técnicas y herramientas para este fin. ¡Adelante!
De acuerdo al caso que se te presenta, identifica los elementos, características y todo lo relacionado a una adecuada gestión del tiempo.
Fuentes de información
Documentos electrónicos
Claessens, B. J. C., Van Eerde, W., Rutte, C. G. y Roe, R. A. (2007, 13 de febrero). A review of the time management literature. Personnel Review, 36(2), 255-276. https://core.ac.uk/download/pdf/6750696.pdf
García, M. (2009). Desarrollo de la habilidad de administración del tiempo en directivas del primer nivel del MITRANS (tesis de maestría). Universidad de la Habana, Cuba. https://repositorio.flacsoandes.edu.ec/bitstream/10469/1638/1/TFLACSO-2009MGR.pdf
Nombela, C. G. (2021, 12 de mayo). El método Seinfeld o cómo cambiar tus hábitos. Forbes. https://forbes.es/lifestyle/45477/el-metodo-seinfeld-o-como-cambiar-tus-habitos/
Obando, R. (2023, 25 de mayo). Qué es la técnica Pomodoro y cómo usarla para mejorar tu productividad. HubSpot. https://blog.hubspot.es/sales/tecnica-pomodoro
Páez, L. (2023, 26 de marzo). 25 apps para organizarse y administrar tus tareas del día a día. Crehana. https://www.crehana.com/blog/desempeno/apps-para-organizarse/
Sodexo. (s. f.-a). ¿Qué es la gestión del tiempo y porqué es importante? https://www.sodexo.es/blog/gestion-tiempo/
Sodexo. (s. f.-b). Las mejores estrategias para la gestión del tiempo. https://www.sodexo.es/blog/estrategias-gestion-tiempo/
Suárez, M. (2023, 17 de marzo). Administración del tiempo. Guía del Empresario. https://guiadelempresario.com/administracion/productividad/administracion-del-tiempo/
Tracy, B. (2016). Administración del tiempo. Grupo Nelson. https://www.academia.edu/49949732/Administracion_del_tiempo_La_b_Brian_Tracy
Universidad Nacional Autónoma de México. (s. f.). Administración del tiempo. En Diplomado Desarrollo de Habilidades Directivas. Autor. https://www.campus-virtual.mineria.unam.mx/Mineria/Diplomados/DHabilidades/Documentos/--M2T6_PDF.pdf
Valois, M. (2020, 30 de julio). Técnicas para administrar el tiempo en el trabajo en casa. Pérez Lara Cía Ltda. https://perezlara.com/tecnicas-para-administrar-el-tiempo/
Imagen de portada
Pikisuperstar. (s. f.). Concepto de landing page de manejo del tiempo [ilustración]. https://www.freepik.es/vector-gratis/concepto-landing-page-manejo-tiempo_5060486.htm#query=organizaci%C3%B3n%20del%20tiempo&position=22&from_view=search&track=ais
Cómo citar
Herrera-Zamorano, B. R. (2023). Gestión del tiempo. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Facultad de Medicina-UNAM. (Vínculo)
