Se define como Catálogo de Disposición Documental (Cadido) al instrumento que describe la asignación de valores a cada una de las series identificadas en la ficha técnica de valoración, con el fin de regular la transferencia documental con base en su ciclo de vida.
Asimismo, este catálogo tiene como fin la disposición y fácil accesibilidad de los documentos. Con el término disposición documental se designa al destino sucesivo inmediato de las unidades documentales simples o compuestas (expedientes), de cualquier serie documental, una vez concluidos sus plazos de vigencia y conservación que se les haya asignado dentro de un sistema de archivos.
De esta manera, el destino inmediato de los expedientes de cualquier serie documental, cuya vigencia haya concluido en el archivo de trámite, será el archivo de concentración. El destino de los expedientes cuya vigencia concluye en el archivo de concentración será el archivo histórico, o su eliminación definitiva si carece de valores secundarios que ameriten su conservación permanente o histórica (Ramírez, 2016).
Identificar el Catálogo de Disposición Documental de una institución como instrumento de descripción archivística, a través del entendimiento de su estructura y función, para tomar decisiones correctas en la conservación o eliminación de documentos.
En Iberoamérica y en la actualidad se utilizan diferentes términos para conceptualizar lo que en México y otros países se denomina valoración; asimismo, también hay una diferencia terminológica en la denominación del Catálogo de Disposición Documental.
En el siguiente cuadro se presentan las diferencias terminológicas de seis países, incluido México; cabe señalar que, en algunas regiones de dichas naciones, se pueden encontrar variantes.
| Núm. | País | Denominación | Producto del Proceso de Valoración |
|---|---|---|---|
| 1 | México
|
Valoración documental | Catálogo de Disposición Documental |
| 2 | Argentina
|
Evaluación documental | Tabla de plazos de conservación |
| 3 | Colombia
|
Valoración documental | Tabla de retención documental |
| 4 | Costa Rica
|
Valoración, selección y eliminación | Tabla de plazos de conservación de documento |
| 5 | España
|
Valoración, selección y eliminación | Tabla de valoración documental |
| 6 | Perú
|
Valoración o evaluación documental | Tabla general de retención de documentos |
| 7 | Uruguay
|
Evaluación documental | Tabla de retención documental |
Por otro lado, en el rubro de metodología de la valoración documental es posible aventurar los acuerdos a los que han llegado los teóricos en la materia.
En el Catálogo de Disposición Documental (Cadido), el profesional de la archivística asigna los valores primarios o secundarios de cada serie documental y determina su tiempo de conservación y resguardo de los expedientes en las distintas unidades de archivo (trámite o concentración); sin embargo, la elaboración del catálogo hará posible la ejecución de los procedimientos de transferencia documental, una vez concluida la vigencia de la serie; esto es, el conjunto de acciones que dentro de un sistema institucional de archivos deben llevarse a cabo para transferir los documentos del archivo de trámite al de concentración y las acciones para transferir posteriormente los documentos de este archivo al histórico, o bien, para justificar o acreditar su eliminación o depuración definitiva, con base en la normativa que se tenga establecida (Ramírez, 2016).
Los resultados de esta etapa permitirán lo siguiente:
Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizar permanentemente, el Catálogo de Disposición Documental.
Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.
Control: Es la última fase, y consiste en validar y aplicar el Catálogo de Disposición Documental. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos:
Los resultados de esta etapa permitirán cumplir con lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos.
Los componentes de la ficha técnica de valoración de cada una de las series documentales se registrarán en un formato que incluirá lo siguiente:
| Contexto documental | ||
|---|---|---|
| Núm. | Elementos | Descripción |
| 1 | Sección | Registrar el nombre de la sección. |
| 2 | Código | Clasificador con el que se identifica la serie y, en su caso, la subserie, de acuerdo al cuadro general de clasificación archivística. |
| Niveles | ||
| 3 | Serie y subserie documental | Nombre genérico de la serie y, en su caso, la subserie. |
| Vigencia documental | ||
| Valor documental | ||
| 4 | A | Valor administrativo: Marcar con una “X”, si es el caso, el valor documental de la serie. |
| 5 | L | Valor legal: Marcar con una “X”, si es el caso, el valor documental de la serie. |
| 6 | F | Valor fiscal: Marcar con una “X”, si es el caso, el valor documental de la serie. |
| Plazos de conservación | ||
| 7 | AT | Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite. |
| 8 | AC | Indicar con número los años de conservación en el archivo de concentración. |
| Total | Indicar con número el total de años de conservación (AT + AC). | |
| Técnicas de selección | ||
| 10 | Eliminación | Marcar con una “X” si corresponde. |
| 11 | Conservación | Marcar con una “X” si corresponde. |
| 12 | Muestreo | Marcar con una “X” si corresponde. |
| 13 | Observaciones | Indicar las observaciones que, por su naturaleza, no pueden ser consideradas dentro de los otros rubros. |
| Contexto de la información | ||
| 14 | Periodo de reserva | Indicar con número los años de reserva, si es el caso. Para periodos adicionales consultar los Lineamientos para la organización y conservación de los archivos. |
| 15 | Información confidencial | Marcar con una “X” si corresponde. |
El grupo interdisciplinario deberá evaluar las fichas técnicas de valoración y el Catálogo de Disposición Documental. Después de valorar y determinar las series susceptibles de eliminación, así como conservar un ejemplar de las mismas, procederá a levantar un acta administrativa en donde establezca el porqué de su eliminación y la disposición jurídica en que se fundamenta.
Se debe evaluar también el procedimiento por el cual determinados documentos serán destruidos. Su ejecución directa es responsabilidad del archivo de concentración de la entidad o dependencia, previa autorización del grupo interdisciplinario y, si es el caso, de las dependencias de la Federación, además del Archivo General de la Nación. Generalmente, los documentos a eliminar son triturados.
Los grupos interdisciplinarios, ya mencionados también, deben tener en cuenta, adicionalmente a la identificación de los valores documentales, cuatro criterios:
Son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.
Es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (por ejemplo, informes anuales y no mensuales).
Es preferible conservar un original que una copia.
Es la fecha determinada por cada dependencia o entidad, a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.
El Archivo General de la Nación (2012) recomienda tener en consideración documentos de comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo.
Dentro de las oficinas existen, además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa inmediata; estos materiales son útiles, pero requieren diferentes tipos de tratamiento:
También el Archivo General de la Nación (2012) recomienda, para el caso de los documentos de comprobación administrativa inmediata, incluir en el Catálogo de Disposición Documental un listado general en donde se indique su vigencia, con base en su utilidad, en la oficina generadora.
| Núm. | Tipos documentales | Vigencia administrativa |
|---|---|---|
| Archivo de trámite | ||
| 1 | Guías de envíos nacionales e internacionales (comprobante del servicio de mensajería) | Seis meses |
| 2 | Minutario | Seis meses |
| 3 | Vales de salida de almacén o documentos de expedición de material | Seis meses |
| 4 | Solicitud de préstamo de vehículo | Seis meses |
| 5 | Orden de trabajo de reproducción y copia (fotocopiado y engargolado) | Seis meses |
| 6 | Vales de comida | Seis meses |
| 7 | Órdenes de trabajo (cambio de focos, mantenimiento de tuberías, compostura de cerraduras, etcétera) | Seis meses |
| 8 |
|
|
| 9 | ||
| 10 | ||
| 11 | N |
Es importante que conozcas los criterios que deben regir a los grupos interdisciplinarios en el proceso de valoración documental.
Utilizar el Catálogo de Disposición Documental de una institución, como instrumento de descripción archivística, a través del entendimiento de su estructura y función, para tomar decisiones correctas en la conservación o eliminación de documentos.
Flores, G. (2023). Catálogo de disposición documental. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores Morelia-UNAM. (Vínculo)
