Documento digital

Para conocer las características más importantes de los documentos digitales, es importante retomar primero ciertos conceptos que te ayudarán a comprender mejor este tema.

Para comenzar, un documento se compone de dos elementos importantes: datos e información.

Los datos son un conjunto de símbolos que representan cierta información. Un dato por sí solo no comunica nada, debe estar junto con el resto de los datos que lo conforman para entonces convertirse en información que pueda ser interpretada o procesada y comunicar algo.

Por ejemplo, al observar un letrero en la puerta de una oficina con la leyenda “Centro de digitalización de documentos”, los datos pueden ser cada una de las letras que conforman la oración. Si sólo aparece la letra “C” o la letra “o” no dice nada. En cambio, si se muestra la oración completa, entonces se entiende lo que el conjunto de letras quiere comunicar.

Por otro lado, se denomina información al conjunto de datos ordenados y procesados que dan a conocer algún mensaje que ayudará a la toma de decisiones.

En el caso del ejemplo anterior, al leer “Centro de digitalización de documentos” en el letrero, será posible conocer las actividades que se realizan en esa oficina y, con esa información, tomar la decisión de entrar o no al lugar, según se requiera.

Una vez comprendido lo anterior, es posible definir un documento como un texto, imagen fija o en movimiento, sonido, objeto o cualquier clase de información que se encuentre plasmada o registrada en algún tipo de soporte: papel, materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.

Los documentos pueden ser libros, revistas, fotografías, dibujos, películas, audios, facturas, gráficas, diapositivas, archivos electrónicos, etcétera. A continuación, se describe lo que caracteriza a los documentos electrónicos y digitales.

Todos los documentos digitales y electrónicos tienen las características y componentes mencionados anteriormente. Existen diferentes tipos de documentos; cada uno se define por la extensión que posee y, según esa extensión, tiene otras características propias.

A continuación, se muestran los diferentes tipos de documentos digitales.

Tipos

Existen diversos tipos de documentos, pero principalmente se dividen en dos:

● Ejecutables: Este tipo de documentos no precisa ningún otro software para funcionar. Estos documentos “corren” por sí mismos y son programados para realizar acciones muy específicas. Ejemplos de ellos son los que tienen extensión .exe, .com, .bat, etcétera.

● No ejecutables: Este tipo de documentos necesita un software o programa para visualizarlo o acceder a él. Ejemplos son los que tienen extensión .txt, .pdf, .mp3, .jpg, .mpg, etcétera.

Según su extensión, estos archivos no ejecutables pueden ser de texto, audio, imagen y video.

Texto

Los documentos de texto pueden ser de tres tipos:

● Texto plano: Contiene únicamente caracteres. Este tipo de documentos no tiene formatos, como tipos de letra, subrayados, negritas o cursivas; se mantiene sólo el texto en un formato simple y tiene extensión .txt.

● Texto enriquecido: Permite dar cierto formato a los caracteres; se pueden utilizar estilos, pero no imágenes, y tiene extensión .rtf. Dentro de esta misma categoría entran los documentos de texto con estilos, como los elaborados en editores de texto como Word, que permiten cambiar tamaños, fuentes, colores y además agregar imágenes, gráficas, estilos, etcétera; manejan formatos .docx, .pdf, .odt, etcétera.

● Hipertexto: Contiene texto simple y es utilizado como base para las páginas web; tiene extensión .html, .php, etcétera.

Audio

Los archivos de audio son los que contienen sonidos; pueden ser de cualquier tipo, no solamente música. El tamaño de los documentos de audio varía según el formato utilizado al crearlos. Hay algunos formatos que tienen cierta compresión de datos, lo cual da como resultado documentos de tamaño más pequeño. Estos documentos pueden tener extensión .wav, .mp3, .aiff, entre otros.

Imagen

Los documentos de imagen pueden poseer extensiones .svg, .jpg, .png, .bmp, entre otras. Se dividen de la siguiente manera:

● Imágenes vectoriales: Son imágenes digitales formadas a base de curvas, líneas y otros elementos geométricos. Su principal ventaja es que no tienen pérdida de calidad al momento de cambiar su tamaño; pueden ampliarse o reducirse y la imagen no se deforma.

● Mapas de bits: Son imágenes creadas por las cámaras digitales o escáneres. Se conforman por pixeles que guardan cada color según la posición que ocupan en la imagen. Son documentos de mayor peso que los vectoriales y suelen perder calidad cuando se modifica su tamaño.

Video

Los documentos de video son imágenes en movimiento que, en la mayoría de los casos, también tienen sonido. Su calidad y tamaño varía según el formato en que se almacenan. Pueden tener extensión .mpg, .avi, .mov, entre otras.

Formatos de uso libre y uso exclusivo

Todos los tipos de documentos anteriormente mencionados utilizan extensiones que pueden ser de uso libre o uso exclusivo.

Los formatos de uso libre pueden ser manipulados en un software o programa que no requiere una licencia para su operación; además, los archivos con extensiones de uso libre pueden reproducirse o visualizarse en más de un programa, de manera que son más accesibles. Ejemplos de estos formatos son PDF, MPG, TIFF, MP3.

Los archivos con formatos de uso exclusivo requieren un software o programa específico para poder abrirlos, reproducirlos o visualizarlos. Generalmente, estos programas requieren el pago de una licencia. Ejemplos de estos formatos son PSD, CDR, AI, XLSX, PPTX, entre otros.