En esta unidad podrás estudiar diversos elementos conceptuales en torno a la organización del factor humano, de tal forma que puedas ubicar un proceso metodológico que lleva a su integración para el logro de objetivos previamente planteados. Partirás de la noción de organización como una coordinación planificada de las diversas actividades que un grupo de personas realiza con fines determinados. Así, podrás comprender la importancia del establecimiento de funciones para cada uno de los individuos que conforman un grupo, mediante la división del trabajo, la integración jerárquica de la organización y la importancia de determinar las necesidades de personal como un punto base para el desarrollo de sus aptitudes y habilidades en su puesto de trabajo.
De la misma manera, podrás contrastar los procesos de selección del personal a partir de la correspondencia entre el perfil y el puesto de trabajo, así como las aptitudes y requisitos para éste.
Por último, estudiarás criterios para la inducción del personal seleccionado y el establecimiento de programas de capacitación y desarrollo del factor humano.
Objetivo
Identificar el factor humano como fundamento de la inducción, capacitación y desarrollo, mediante la organización e integración planificada de tales procesos, para su aplicación en la administración de archivos y gestión de documentos.
Análisis de necesidades e integración de personal
El análisis de las necesidades y la integración de personal es consecución de la organización del factor humano, la cual es fundamental para comprender que el objetivo de su coordinación son las actividades y no propiamente las personas.
De esta forma, la organización es un conjunto coordinado y planificado de actividades que realiza un grupo de personas, con la finalidad de lograr propósitos y objetivos comunes establecidos, a través de la división del trabajo y las funciones, así como de una jerarquía de autoridad y responsabilidad.
La integración de personal debe partir de la consideración de los objetivos de la organización, para determinar sus necesidades y requerimientos, ya que, una vez realizado este proceso, se puede establecer la coordinación de esfuerzos con base en la división de responsabilidades, según los conocimientos, habilidades, aptitudes y competencias para un puesto determinado; asimismo, permite la incorporación de nuevos empleados, conforme a criterios de socialización dentro del grupo de trabajo, para comprender y aceptar los valores, normas y maneras de comunicación dentro de la organización y así cumplir con la labor encomendada.
Desde esta perspectiva, se le denomina integración de personal al proceso que permite a la organización incorporar nuevos elementos del factor humano de una forma planificada, dando la oportunidad al nuevo integrante de conocer las normas, políticas y reglamentos existentes como punto básico para una adecuada relación laboral.
Dado lo anterior, se distinguen aspectos importantes de la organización del factor humano, como la coordinación, la división del trabajo y la jerarquía de autoridad.
Necesidades de personal
Para el establecimiento de las necesidades de personal se requiere un conocimiento profundo de la actividad de la organización, así como de los objetivos que persigue, de tal forma que se logre la determinación de perfiles, puestos y necesidades que permitan su logro.
Es el proceso que permite determinar con precisión el tipo de perfil que es necesario en un puesto de trabajo, de acuerdo al giro de la organización, tomando en consideración características de su cultura, estructura, formas de coordinación, división del trabajo y determinación de la jerarquía de autoridad.
Este proceso permite, además, establecer el número de empleados para realizar una actividad, el tipo de tareas que se requiere que sean desarrolladas, el perfil adecuado para cubrir estos puestos de trabajo, etc.
El establecimiento de necesidades de personal es una labor que se hace de forma periódica, ya que no sólo permite a una nueva organización calcular los puestos de trabajo de acuerdo a la clasificación de las tareas a desarrollar, sino que permite contar con una proyección de su crecimiento, tomando en consideración la estimación de nuevos puestos de trabajo o su especialización.
El correcto establecimiento de las necesidades de personal constituye la base del proceso sistemático centrado en la formación de recursos humanos que satisfacen las necesidades de la organización y, al mismo tiempo, en el estudio y desarrollo de su potencial productivo y educativo, como un criterio de mejora continua.
Correspondencia entre perfil y puesto
La administración del factor humano contempla la planificación de la estructura organizacional, para lo que es necesario tener claridad en los requerimientos de la institución y de las tareas que se requiere desarrollar. La correspondencia entre el puesto, que plantea determinadas funciones y tareas, con el perfil, que determina las capacidades, habilidades y aptitudes del personal, es fundamental para el logro de los objetivos planteados.
Fuentes internas
Las fuentes internas de reclutamiento implican la movilidad del factor humano al interior de la organización. Como parte del proceso es importante verificar la correspondencia entre aptitudes y requerimientos del puesto de trabajo, con la idea de realizar un proceso de selección del personal adecuado. Las fuentes internas permiten a los integrantes de una organización aspirar a mejores puestos de trabajo, una vez que han logrado un fortalecimiento de su perfil profesional, ocupando nuevos espacios en la jerarquía de mando de la organización.
Fuentes externas
Constituyen las fuentes del personal, que son externas a la organización. Para realizar un comparativo de la correspondencia entre perfil y puesto, así como de sus aptitudes y requisitos, se puede acudir a fuentes externas, como las siguientes:
a) El archivo de postulantes sobre los currículos de aspirantes a puestos que se ofertaron previamente, como un proceso que permite distinguir perfiles de interesados, sin la necesidad de hacer el complejo proceso de concurso del personal.
b) Las instituciones formadoras en diversos niveles educativos, con los que la organización puede tener vínculo, con la finalidad de solicitar un perfil específico a la calificación que otorgan dichas instituciones.
c) Las oficinas de colocación, que cuentan con un carácter especializado para buscar el perfil adecuado para un puesto específico, buscando otorgar garantía de eficiencia y eficacia para desempeñar el puesto de trabajo.
Es claro que los elementos de correspondencia entre el perfil y el puesto, como parte de la estructura organizacional, llevan a la necesidad de considerar la relación entre los requisitos del puesto y las aptitudes del aspirante; para ello, la organización dispone de recursos humanos provenientes de fuentes internas y externas, según le convenga.
Proceso de selección e inducción del factor humano
El proceso de integración de personal ciertamente no es lineal en su desarrollo, sino que reviste complejos procesos que se realizan de forma dialéctica y en ocasiones simultánea.
Resulta importante que las organizaciones apliquen un proceso definido que involucre las etapas necesarias para una adecuada administración del factor humano, ya que, de no hacerlo, los objetivos generales y específicos se verían afectados al no contar con perfiles afines a los puestos.
Reclutamiento
Según la AEDCR (2015), la etapa de reclutamiento es el “proceso de identificar e interesar candidatos para llenar las vacantes de la organización” (p. 8); se lleva a cabo un proceso de atracción de los posibles candidatos para la ocupación de los puestos en la estructura organizacional; implica hacer públicas, por diversos medios, las necesidades de integración de personal en la organización.
Selección del personal
En esta etapa “se realizan las entrevistas y pruebas para escoger al candidato idóneo para cubrir el puesto” (AEDCR, 2015, p. 9); los diversos candidatos muestran sus aptitudes, conocimientos, capacidades y potencialidades que los hacen más adecuados para el puesto de trabajo; conforme a ello, se desarrollan criterios de selección previamente, que permitan elegir al mejor, de acuerdo al perfil solicitado.
Orientación e inducción
Este proceso es posterior a la selección del personal; según la AEDCR (2015), es una “etapa orientada a brindar la orientación e inducción adecuadas tanto a la persona recién contratada como a las demás que trabajan en la empresa” (p. 11); es un complejo proceso que involucra no sólo al recién contratado, sino a todo el equipo de trabajo, con el fin de que se logre establecer una interrelación que permita alcanzar los objetivos de la organización.
Con base en lo anterior, se determina la necesidad de programas que permitan la capacitación y el desarrollo del personal, considerando que el factor humano otorga validez a los procesos organizacionales. La capacitación —orientada al fortalecimiento de habilidades y conocimientos específicos para una labor determinada, es decir, la calificación del personal— y el desarrollo —el proceso orientado a la cualificación humana en el fortalecimiento de aptitudes y actitudes— permiten añadir valor a la propia organización.
De esta forma, la capacitación y el desarrollo del factor humano constituyen, desde esta perspectiva, actividades que, conforme a un programa definido, permiten a los empleados tener más motivación para trabajar y aprender, ya que representan una estimulación a su actividad laboral, profesional e incluso personal.
La elección de programas de capacitación y desarrollo establece un bien común para los empleados y para la organización, en la medida en que se logra tener mayor calificación para el desarrollo de una tarea específica. El desarrollo del factor humano comprende un estímulo integral que, según Böhrt (2000), significa “contar con empleados formados adecuadamente para responder a las necesidades de la empresa y las demandas del mercado” (p. 123). El desarrollo del factor humano implica el apoyo del personal en el proceso de gestión de sus propias capacidades.
El éxito de la integración de personal a una institución depende de la organización desde el inicio del proceso, comenzando por definir los perfiles idóneos de acuerdo a las necesidades de la empresa y los objetivos por alcanzar. Este proceso debe considerar las aptitudes y habilidades que se requieren para los puestos que se ofertarán.
Los procesos de integración del factor humano conllevan a un análisis significativo de las aptitudes y habilidades que se requieren para el alcance de los objetivos, los cuales deben basarse en una metodología precisa para evitar la improvisación, considerando los componentes que llevan a realizar un proceso de selección que va de la planificación a la mejora continua.
Actividad. Integración de personal
La identificación del liderazgo como un conjunto de cualidades y capacidades dentro del proceso administrativo permite reconocer su aporte para facilitar la cooperación y gestión de tareas dentro de un sistema, diseñado de forma específica, para lograr la participación coordinada de quienes componen una organización.
Actividad. Integración de personal
Autoevaluación. La integración de personal en la organización
La organización e integración del factor humano reviste un proceso en el que se establece la división del trabajo, la integración jerárquica de la organización y la importancia de determinar las necesidades de personal con base en los objetivos planteados en la organización.
Autoevaluación. La integración de personal en la organización
Fuentes de información
Básicas
Asociación Empresarial para el Desarrollo Costa Rica (AEDCR). (2015). El proceso de reclutamiento, selección e inducción de una empresa inclusiva [Versión electrónica]. Autor
http://www.aedcr.com/redempresasinclusivas/files/cajaDeHerramientas/modulo_4.pdf
Böhrt, M. R. (2000, diciembre). Capacitación y desarrollo de los recursos humanos: reflexiones integradoras. Revista Número 8, 123-131.
http://www.scielo.org.bo/pdf/rcc/n8/a15.pdf
Complementarias
Castillo, R. C. (2012). Desarrollo del capital humano en las organizaciones [Versión electrónica]. Red Tercer Milenio. https://www.aliat.click/BibliotecasDigitales/economico_administrativo/Desarrollo_del_capital_humano_en_las_org.pdf
Salas, A. (2011). Integración del personal a la empresa. https://www.uv.mx/personal/alsalas/files/2011/11/induccion.pdf
Cómo citar
Sosa, T. E. (2023). Organización e Integración del Factor Humano. Unidades de Apoyo para el Aprendizaje. CUAIEED/Escuela Nacional de Estudios Superiores, Morelia-UNAM. (Vínculo)
