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Catálogo de Disposición Documental

Presentación / Objetivo

Introducción

Se define como catálogo de disposición documental al instrumento que describe la asignación de valores a cada una de las series identificadas en la ficha técnica de valoración con el fin de regular la transferencia documental con base en su ciclo de vida.

Asimismo, este catálogo tiene como fin la disposición y fácil accesibilidad de los documentos. Con el término disposición documental se designa al destino sucesivo inmediato de las unidades documentales simples o compuestas (expedientes), de cualquier serie documental, una vez concluido sus plazos de vigencia y conservación que se les haya asignado dentro de un sistema de archivos.

De esta manera, el destino inmediato de los expedientes de cualquier serie documental cuya vigencia haya concluido en el archivo de trámite será el archivo de concentración. El destino de los expedientes cuya vigencia concluye en el archivo de concentración será el archivo histórico, o su eliminación definitiva si carece de valores secundarios que ameriten su conservación permanente o histórica (Ramírez, 2016).

 

Objetivo:

Utilizar el catálogo de disposición documental de una institución como instrumento de descripción archivística, a través del entendimiento de su estructura y función, para tomar decisiones correctas en la conservación o eliminación de documentos.

Contenido


Catálogo de disposición documental

Tipos, modelos y denominaciones


En Iberoamérica y en la actualidad, se utilizan diferentes términos para conceptualizar lo que en México y otros países se denomina valoración. Así mismo, también hay diferencia terminológica en la denominación del catálogo de disposición documental.

En el siguiente cuadro seresentan las diferencias terminológicas de seis países, incluido México; cabe señalar que, en algunas regiones de dichas naciones, se pueden encontrar variantes:

En el siguiente cuadro se presentan las diferencias terminológicas de seis países, incluido México; cabe señalar que, en algunas regiones de dichas naciones, se pueden encontrar variantes:


         País     Denominación Producto del proceso de valoración

1 México Valoración documental Catálogo de disposición documental
2
 Argentina
 Evaluación documental
 Tabla de plazos de conservación
3 Colombia Valoración documental Tabla de retención documental
4 Costa Rica Valoración, selección y eliminación Tabla de plazos de conservación de documento
5 España Valoración, selección y eliminación Tabla de valoración documental
6 Perú Valoración o evaluación documental Tabla general de retención de documentos
7
 Uruguay Evaluación documental Tabla de retención documental

Por otro lado, en el rubro de metodología de la valoración documental, es posible aventurar los acuerdos a que han llegado los teóricos en la materia:

 

a) Antes de valorar, se requiere aplicar el proceso de identificación con el fin de conocer el contexto de producción de los documentos, marco jurídico de la entidad, normativa interna, políticas, programas, fines y objetivos que sustentan sus actividades, así como reconocer las características de los documentos, tipos documentales, volumen y periodo que abarcan.
b) La identificación y valoración se debe hacer por cada una de las series documentales.
c) Frecuencia de uso y consulta de la información contenida en los documentos, en las diversas etapas del ciclo de vida.
d) Conformación de grupos interdisciplinarios que incluyan al archivista.
e) Elaboración de los calendarios de conservación o catálogo de disposición documental.

 

Termómetro indicando temperatura

[Archivos] [ilustración]. Tomada de http://transparencia.difoaxaca.gob.mx/wp-content/uploads/2017/04/45.png

 

En el catálogo de disposición documental (Cadido), el profesional de la archivística asigna los valores primarios o secundarios de cada serie documental y determina su tiempo de conservación y resguardo de los expedientes en las distintas unidades de archivo (trámite o concentración); sin embargo, la elaboración del catálogo hará posible la ejecución de los procedimientos de transferencia documental una vez concluida la vigencia de la serie, esto es, el conjunto de acciones que dentro de un sistema institucional de archivos deben llevarse a cabo para transferir los documentos del archivo de trámite al de concentración y las acciones para transferir posteriormente los documentos de este archivo al histórico, o bien, para justificar o acreditar su eliminación o depuración definitiva con base en la normativa que se tenga establecida. (Ramírez, 2016).

 



Metodología de aplicación y actualización


Los componentes de la ficha técnica de valoración de cada una de las series documentales se registrarán en un formato que incluirá lo siguiente:

 

Contexto documental
        Elementos     Descripción

1 Sección Registrar el nombre de la sección.
2
 Código
 Clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la subserie, de acuerdo con el cuadro general de clasificación archivística.
Niveles
3 Serie y subserie documental Nombre genérico de la serie y, en su caso, la subserie.
Vigencia documental
4 A Valor administrativo: Marcar con una “X”, si es el caso, el valor documental de la serie.
5 L Valor legal: Marcar con una “X”, si es el caso, el valor documental de la serie.
6 F Valor fiscal: Marcar con una “X” si el caso el valor documental de la serie.
Plazos de conservación
7 AT Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite.
8 AC Indicar con número los años de conservación en el archivo de concentración.
  Total Indicar con número el total de años de conservación (AT + AC).
Técnicas de selección
10 Eliminación Marcar con una “X” si corresponde.
11 Conservación Marcar con una “X” si corresponde.
12 Muestreo Marcar con una “X” si corresponde.
13 Observaciones Indicar las observaciones que por su naturaleza no pueden ser consideradas dentro de los otros rubros.
Contexto de la información
14 Periodo de reserva Indicar con número los años de reserva, si es el caso. Para periodos adicionales consultar los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.
15
 Información confidencial Marcar con una “X” si corresponde.Tabla de retención documental

Nota: Cuadro basado en Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental (2012)

 

 

Evaluación



Termómetro indicando temperatura

[Evaluación] [ilustración]. Tomada de http://www.fundacioncarvajal.org.co/Brujula/2017/11/27/evaluacion-2/

 

El grupo interdisciplinario, del cual ya se habló en unidades anteriores, deberá evaluar las fichas técnicas de valoración y el catálogo de disposición documental. Después de evaluar y determinar las series susceptibles de eliminación, así como conservar un ejemplar de las mismas, procederá a levantar un acta administrativa dónde fundamente el porqué de la eliminación de las mismas y la disposición jurídica en que se fundamenta.

 

Se debe evaluar también el procedimiento por el cual determinados documentos serán destruidos. Su ejecución directa es responsabilidad del archivo de concentración de la entidad o dependencia, previa autorización del grupo interdisciplinario y, si es el caso, de las dependencias de la Federación, además del Archivo General de la Nación. Generalmente, los documentos a eliminar son triturados.



Comisiones de valoración



Termómetro indicando temperatura

Setyobudi, A. (2015). Grupo interdisciplinario [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/es/foro-grupo-chat-645246/

 

Los grupos interdisciplinarios, ya mencionados también, deben tener en cuenta, adicionalmente a la identificación de los valores documentales, cuatro criterios:

 


 

 

El Archivo General de la Nación (2012) recomienda tener en consideración documentos de comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo.

Dentro de las oficinas existen, además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa inmediata; estos materiales son útiles, pero requieren diferentes tipos de tratamiento:entro de las ofinas existen, además de los documentos de archivo, los documentos de apoyo informativo y los documentos de comprobación administrativa inmediata; estos materiales son útiles, pero requieren diferentes tipos de tratamiento:

 

Documentos de archivo

  • Sin importar su forma o medio, estos documentos han sido creados, recibidos, manejados y usados por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad.
  • Se producen en forma natural en función de una actividad administrativa.
  • Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto administrativo; por lo tanto, se trata de documentación única.
  • Están estructurados en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan.
  • Son o pueden ser patrimonio documental.
  • Cumplida su vigencia administrativa, pasan al archivo de concentración para su conservación precautoria por su vigencia fiscal o legal; posteriormente, previa valoración documental, pasan al archivo histórico de la dependencia, entidad o al Archivo General de la Nación para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.

Documentos de comprobación administrativa inmediata

  • Son documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.
  • Se producen en forma natural en función de una actividad administrativa.
  • Los vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envíos diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etcétera, son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato.
  • No son documentos estructurados respecto a un asunto.
  • Su vigencia administrativa es inmediata o no mayor a un año.
  • No son transferidos al archivo de concentración.
  • Su baja debe darse de manera inmediata al término de su utilidad.
  • Una vez concluida su vigencia, se eliminan bajo supervisión y levantamiento de un acta administrativa firmada por el área generadora correspondiente, el responsable del archivo de trámite, el coordinador de archivos y el representante del órgano interno de control.


Sistemas de información gubernamental

  • Son documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas.
  • Generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información; no son originales; se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven como control.
  • Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.
  • Por lo general, no se consideran patrimonio documental; se destruyen y sólo se conservan aquéllos por su valor de información (biblioteca o centro de documentación).
  • No se transfieren al archivo de concentración.
  • Carecen de conceptos como vigencia o valores administrativos.

 

También el Archivo General de la Nación (2012) recomienda, para el caso de los documentos de comprobación administrativa inmediata, incluir en el catálogo de disposición documental un listado general donde se indique su vigencia con base en su utilidad en la oficina generadora.

    No.     Tipos documentales Vigencia administrativa
_______________________________
Archivo de trámite
1 Guías de envíos nacionales e internacionales (comprobante del servicio de mensajería) Seis meses
2
 Minutario
 Seis meses
3 Vales de salida de almacén o documentos de expedición de material Seis meses
4 Solicitud de préstamo de vehículo Seis meses
5 Orden de trabajo de reproducción y copia (fotocopiado y engargolado) Seis meses
6 Vales de comida Seis meses
7 Órdenes de trabajo (cambio de focos, mantenimiento de tuberías, compostura de cerraduras, etcétera) Seis meses
8  
9  
10  
11 N  

Nota: Cuadro basado en Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental (2012)

 

Actividad

Sopa de letras

En esta unidad analizaste los tipos, modelos y denominaciones del catálogo de disposición documental, así como su contenido, etapas y trámites de elaboración, metodología de aplicación, actualización y evaluación e importancia de las comisiones de valoración.

De acuerdo con las oraciones, encuentra las siguientes palabras en la siguiente sopa de letras.

 

Autoevaluación

Catálogo de disposición documental

 

Has finalizado, es el momento de reforzar los aprendizajes obtenidos, para ello, efectúa el siguiente ejercicio de autoevaluación.

Elige la respuesta correcta a cada reactivo que se presenta. Al finalizar podrás conocer tu desempeño.

 

Fuentes de información

La Torre, J. L. y Martín-Palomino, M. (2000). Identificación y Valoración. Madrid: Escuela Iberoamericana de Archivos.

Ramírez, J. A. (2016). Metodología para la valoración y disposición documental: aspectos teóricos e instrumentales. México: INAI/AGN.

Documentos electrónicos

Archivo General de la Nación (2012). Instructivo para la elaboración del Catálogo de Disposición Documental [Versión electrónica]. México: Autor.

Consultado el 30 de abril de 2018 de https://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archivistica/pdf/instructivoCADIDO20072012.pdf

Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales. Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos [Versión electrónica]. Publicado en el DOF el 04/05/2016. Consultado el 30 de abril de 2018 de https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5436056&fecha=04/05/2016

H. Congreso de la Unión. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública [Versión electrónica]. Última reforma publicada en el DOF el 27/01/2017. Consultada el 30 de abril de 2018 de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFTAIP_270117.pdf