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Gestión Electrónica de los Procedimientos

 

 

Todo archivo, como parte sustantiva de su gestión documental, tiene un sistema archivístico que aplica a sus procesos y procedimientos para llevar a cabo las actividades que necesita para la organización, acceso y consulta, disposición y eliminación de documentos, por una parte, para clasificarlos, ordenarlos, describirlos, localizarlos, transferirlos, valorarlos y conservarlos, por otra, de forma tal que hay una relación entre las actividades mencionadas, ya que unas se encargan de su organización y otras indican la forma de realizarla sistemáticamente. Esto se lleva a cabo en los ficheros electrónicos que cada entidad ha preparado para organizar eficazmente los documentos electrónicos que genera y los que recibe de otras entidades o individuos.

Objetivo:

Analizar la organización de documentos electrónicos que generan y reciben las entidades mediante un sistema de gestión documental.

Gestión documental electrónica

Tratar la gestión documental electrónica es hablar de tecnología para la captura, almacenamiento y recuperación de documentos de archivo en formato electrónico, y a través de los procedimientos correspondientes, resguardarlos en carpetas electrónicas. Aplicada a la gestión de archivos y procedimientos, tiene ventajas para individuos y entidades, no se trata sólo de implementar tecnología en entidades y sus procesos, es fomentar nuevas actitudes y cambios organizativos, con el fin de mejorar los servicios públicos que necesitan los individuos en su desarrollo.

s. a.) (s. f.). Gestor documental [imagen]. Tomada de http://cdn2.hubspot.net/hubfs/713712/Biblioteca_im%C3%A1genes/GESTOR_DOCUMENTAL_neteris.jpg


Una vez que hemos revisado la forma como se encuentra constituido nuestro país bajo el nivel de gobierno estatal, es preciso pasar a las características que identifican a las entidades federativas (Martínez, 2011: 149).

Ventajas para los individuos

El acceso a la información administrativa, a expedientes, trámites a distancia, consulta simultánea de archivos, ahorro de tiempo, facilidad para encontrar documentos no necesita hacer acto de presencia.

Ventajas para las entidades

Evita duplicación de documentos, registro doble de datos, menos carga documental, facilidad de trabajo interno, conexión y consulta simultánea de expedientes, ahorro de tiempo, costos y espacio, fomento de relaciones interadministrativas y documentos innecesarios eliminados.

3. El cambio de productor de la actividad de la serie no supone una serie distinta: la actividad no cambia aun cuando pueda cambiar el órgano que la produce, por ejemplo: la serie “invitaciones” correspondiente a la sección (función) “Secretaría del Ayuntamiento” puede pasar a la sección “Secretaría de Turismo” debido a cuestiones de cambios en la institución, pero esta serie no dejará de contener documentos correspondientes a lo que su nombre describe.

4. Su nombre se obtiene habitualmente —aunque hay excepciones— del nombre en plural del tipo documentos o unidades documentales que la integran; por ejemplo, “expedientes personales”, “expedientes de licencias de obras”, “actas de nacimiento”.

5. Pueden dividirse en subseries, por ejemplo: “Serie Actas de Nacimiento”, “Subserie Coyoacán”; “Subserie Miguel Hidalgo”; “Subserie Álvaro Obregón”.

6. Se observa un solo procedimiento, por ejemplo: juicios mercantiles, juicios penales.

7. Se observa una sola actividad: bitácoras, relatorías, registro de visitas.

8. Se observa una sola tipología: actas de nacimientos, actas de defunciones, multas.

9. Hay una relación derivada de su creación; por ejemplo, “expediente del patronato de rescate histórico de Morelia”, “expediente de supervisión del reactor nuclear”.

 

Aplicar la gestión documental en los archivos implica resguardar los documentos en el archivo el tiempo fijado de antemano para que no sea un almacén; por lo tanto, cada documento que cumple su ciclo pasa al archivo correspondiente o es eliminado.

La variedad de documentos que genera una entidad en su trabajo diario, en sus relaciones con individuos u otras entidades indica para qué fueron creados, uso y su distribución externa o interna. Como todo documento a ser incluido en un archivo, debe contar con los elementos requeridos para su adecuada inclusión en una colección electrónica.

La administración pública de los estados de la federación

Para efectuar el procedimiento de control y resguardo de documentos electrónicos es necesario el archivo electrónico, donde se almacenan los datos en ficheros electrónicos. Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizado de forma que permita el acceso cuando se solicite.

1. Ficheros permanentes:

Son los que contienen información relevante para el programa. Existen tres clases de ficheros permanentes:
a) Fichero maestro: Contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicación determinada y muestra el estado actual de la misma; por ejemplo, el catálogo de una biblioteca.
b) Fichero constante: Contiene un tipo de datos de carácter fijo; por ejemplo, un fichero que tuviese una lista de autoridades.
c) Fichero histórico: Es el fichero donde van los registros eliminados del fichero maestro.

2. Ficheros temporales:

Contienen información relevante para determinado programa, pero no para la aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes; por ejemplo, una consulta. Existen dos tipos de ficheros temporales:
a) Intermedios: Son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados por otro en una misma aplicación.
b) De resultados: Se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un dispositivo de salida; por ejemplo, una impresora.

3. Operaciones con un fichero:

1. Creación: Consiste en definir su estructura —campos, longitud de los mismos, clave, etc.—.
2. Actualización: Consiste en cuatro operaciones:
a) Inserción de registros: Introducir los datos correspondientes.
b) Borrado: Suprimir uno o varios registros.
c) Modificación: Cambiar la información correspondiente a uno o varios registros.
d) Consulta: Cualquier acceso a uno o varios registros para conocer su información o tratarla

Por su parte, la organización de un fichero consta de tres tipos de organizaciones: secuencial, secuencial indexado y aleatoria o directa.

Secuencial:

* Los registros están grabados en orden y deben ser leídos así. Para leer un registro, hay que pasar por los anteriores.

* Sólo pueden añadirse registros al final del fichero. No permite la inserción de registros en un punto cualquiera.

* La modificación de información sólo puede efectuarse si la nueva información no excede de la longitud del registro.

* El borrado es lógico y consiste en una marca que el programa le pone a ese registro, para que cuando el programa vaya a leerlo, lo ignore saltando al registro siguiente. No se borra físicamente.

 


Secuencial indexado:

* La grabación del registro es igual que en el anterior, es secuencial.

* Sólo pueden añadirse registros al final del fichero. No permite la inserción de registros en un punto cualquiera.

* La lectura se hace a través de un índice. El índice recoge todas las claves de los registros y asociados a ésta, la dirección que tiene el registro en el fichero.

* De esta forma, no hay que leer todos los registros uno por uno hasta llegar a la información que nos interesa, sino que lee el disco por sectores.


Aleatoria o directa:

* Este tipo de fichero sólo es posible en soportes direccionales —discos—.

* Para poder entrar a estos ficheros, al crearlos, se genera automáticamente su dirección en el disco; se accede a ellos a través de un índice que se genera automáticamente.

* El borrado puede ser tanto físico como lógico.

* La inserción se puede realizar en cualquier parte del fichero.


Se establecerán mecanismos de acceso a la información y procedimientos de revisión expeditos. Estos procedimientos se sustanciarán ante órganos u organismos especializados e imparciales, y con autonomía operativa, de gestión y de decisión.


Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.


Las leyes determinarán la manera en que los sujetos obligados deberán hacer pública la información relativa a los recursos públicos que entreguen a personas físicas o morales.

Para ingresar los documentos electrónicos a un fichero electrónico, se sigue un procedimiento que es…

[…] un plan o método de trabajo que establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un resultado concreto. El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las actividades que integran a un proceso de transformación de insumos en productos, bienes o servicios (Gobierno del Estado de México, 2014, p. 5).

Procedimientos de archivo


Ordenación documental:

Las carpetas o expedientes llevan ordenación cronológica de los tipos documentales de cada sección, subsección, serie o subserie, respetando la secuencia de creación: el documento más antiguo es el primero y el más reciente es el último de la carpeta. En el procedimiento de ordenación, se incluye la depuración y la foliación.

Tipología documental:

Cada entidad genera una variedad de documentos con características propias, tanto formales como informativas y, por ello, son distintos unos de otros. La tipología los organiza por la semejanza de sus características físicas e intelectuales.

Cuadro de clasificación:

La clasificación de documentos de cada entidad requiere crear una carpeta o expediente, para identificar sección —entidad de mayor jerarquía—, subsección —subordinado a la de mayor jerarquía—, series —incluye código, tipo de archivo, nombre—, subseries —incluye código y nombre— y tipos documentales.

Calendarios de retención y eliminación

En estos calendarios, se determina el tiempo en que los documentos se retienen; cada entidad se guía por sus propios tiempos, a menos que haya una entidad que los regule; por ejemplo, se pueden establecer tiempos como los siguientes:
• Etapa activa: De uno a cinco años; incluye documentos en trámite o de uso frecuente.
• Etapa semiactiva: De cinco a 30 años; para documentos y expedientes tramitados, con valor administrativo, jurídico o informativo; si se determina que no tiene algún valor, se incluyen para eliminación.
• Etapa inactiva: Más de 30 años; se conservan por haber determinado que tienen valor histórico, cultural u otro.


El Archivo General de la Nación establece un criterio de retención temporal y eliminación para las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, cuyo objetivo es administrar la recepción de solicitudes de baja documental por sector y regular los trámites de valoración documental.

 

La eliminación es el proceso para separar documentos que han perdido valor primario y secundario, aunque se puede conservar su información en otros soportes. Se separan por cada serie y subserie al cumplir el tiempo de retención o utilidad, relacionándolos en un acta y retirando los duplicados idénticos, folios en blanco, sin firma y documentos de apoyo. Estos procedimientos, como otros, se automatizan para hacer frente al avance tecnológico que se aplica en la gestión de archivos, creando los ficheros necesarios para el trabajo con documentos electrónicos.


 

 

Actividad


Gestión documental

Indica con el cursor si las siguientes aseveraciones son falsas o verdaderas; haz clic en el alveolo correspondiente. Al finalizar, consulta tu desempeño.

 

 

 

Autoevaluación

Gestión de documentos para los archivos electrónicos

Es momento de conocer el aprendizaje obtenido. Para ello, realiza la autoevaluación.

Completa las oraciones que se te presentan arrastrando las opciones que se encuentran en el lado derecho a los espacios correspondientes. Al finalizar, podrás conocer tu desempeño.

 

Documentos electrónicos

Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat. (2016). El procedimiento administrativo: una visión práctica. Audifilm. Grupo AL. Consultado el 13 de junio de 2017 de http://www.audifilm.com/wp-content/uploads/2016/05/2-Vision_practica_LPA_20161805_cast_DEF1.pdf

Archivo General de la Nación. (2016). Calendario de recepción de solicitudes de baja documental. Gob.mx. Consultado el 13 de junio de 2017 de http://www.gob.mx/agn/articulos/calendario-de-recepcion-de-solicitudes-de-baja-documental?idiom=es

Ayuntamiento de Arganda del Rey. (2010). Reglamento de gestión electrónica de documentos. Archivo de la Ciudad. Consultado el 14 de junio de 2017 de http://archivo.ayto-arganda.es/documentos/ordenanzas/Reglamento%20Gestion%20Electronica%20Documentos.pdf

Gobierno del Estado de México-Secretaría de Finanzas-Subsecretaria de Administración-Dirección General de Innovación. (2014). Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos. Consultado el 13 de junio de 2017 de http://docplayer.es/9286949-Guia-tecnica-para-la-elaboracion-de-manuales-de-procedimientos.html

Latorre, R. (2011). Administración (electrónica): implantación y procedimientos de gestión documental. Ajuntament de Sant Feliu de Llobregat. Consultado el 13 de junio de 2017 de http://www.santboi.cat/publi057.nsf/d0ba6192e8841a99c12579560032fcb1/$file/cursoguadalajara.pdf

Ministerio de Fomento-Gobierno de España. (s. f.). Gestión documental. Nivel 2. Consultado el 13 de junio de 2

Díaz, A. (s. f.). Administración electrónica y gestión de archivos. Gobierno del Principado de Asturias. Consultado de http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/59/1/e-Admon%20y%20gest%20archivos_Alfonso.pdf

Contraloría General de la República. (2011). Manual de procedimientos de gestión documental, archivo y correspondencia. Consultado el 13 de junio de 2017 de http://estrategicos.contraloria.gov.co/cdisc/documentos/25.pdf