Incluyen documentos legales de constitución, títulos de propiedad, escrituras, estados financieros, etc.
Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras, cotizaciones, registro de bancos, correspondencia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio.
Incluyen alguna correspondencia general como memorandos, normas legales, informes, recibos, etc.; todo documento que se utilice temporalmente y, después de algunas semanas o hasta después de un año de la fecha en que fue recibido o emitido, se puede destruir.
Incluyen anuncios, formatos, afiches, etc., los cuales pueden ser destruidos después de utilizarlos temporalmente en algunos casos sin la necesidad de archivarlos (Asistencia Técnica y Capacitación para el Desarrollo Empresarial y Técnico de AMALAR, 2012, p. 3).
(s. a.) (s. f.). Documentos y archivos [imagen]. Tomada de
http://copimar.net/wp-content/uploads/2016/08/gesti%C3%B3n-documental.jpg
El documento es la unidad, y los recursos, la suma de unidades, es decir, una colección de documentos a los que se les va a dar un proceso archivístico. Ciertamente, se puede hacer esta división u otra que sea adecuada al tipo de documentos creados, enviados o recibidos de la institución, y está claro que para organizarlos primero hay que tener definidos los términos “documento”, “recurso” y “electrónico” para determinar si es posible unirlas en un concepto.
Como ya se estableció, “[…] Se define por documento a todo escrito o material en que hace constar un acto, o alguna cosa, y que sirve para probar lo asentado en él” (Glosario de terminología archivística, 1980). Además, debemos tener presente que los documentos son tangibles —impresos— e intangibles —electrónicos—, según sea el soporte.
En cuanto a recurso, su definición indica que es el “[…] Medio al que se recurre o se puede recurrir para lograr algo” (Diccionario enciclopédico Larousse, 1992). Como existen varios tipos de recursos —económicos, energéticos, etc.—, se vinculará este término con documento; resulta que podemos decir que tenemos recursos documentales; son varios documentos los que se incluyen en un recurso.
(s. a.) (s. f.). Recursos documentales [imagen]. Tomada de http://es.docuxplorer.com/Portals/spanish/Going%20Paperless.jpg
En cuanto al adjetivo electrónico, se dice que es “[…] Relativo al electrón o haz electrónico; que funciona según los principios de la electrónica” (Diccionario enciclopédico Larousse, 1992). Uniendo esta palabra con recursos, obtendremos los recursos electrónicos que se entienden como archivos legibles por computadora; aluden a la forma intangible de un conjunto de imágenes, documentos, fotografías, mapas y otras formas de presentar datos e información útiles para sujetos e instituciones en general. En efecto, los recursos electrónicos…
[…] están constituidos por programas, datos numéricos y alfanuméricos, instrumentos multimediales interactivos y también servicios en línea. Son aquellos documentos —archivos— que para ser leídos —los datos— o para ser usados —los programas— necesitan de una computadora o de una unidad periférica anexada: lector de CD-ROM, módem o pantalla, conexión a redes, etc. (Texidor, 2003, p. 70).
Finalmente, si es utilizado el término recursos documentales sin incluir lo electrónico, se estará haciendo referencia a los documentos de archivo en su formato o soporte impreso. Si lo empleamos, se destacarán los documentos en su presentación intangible, los cuales serán leídos mediante el equipo informático adecuado, con los programas y formatos que son conocidos y utilizados por los profesionales de la archivonomía.
