Se refiere a las actividades que realiza el archivo y van dirigidas a responder a los usuarios: préstamos, consultas, reproducciones y demás servicios que la estructura del archivo permita otorgar.

Este apartado debe especificar los requisitos para prestar los documentos:

• Presentar una identificación, la cual puede ser interna (de la dependencia, en el caso de usuarios internos) o externa (en el caso de acceso a todo público, es decir, acceso libre).
• Llenar un documento o formato de solicitud de préstamo o consulta; se deberá orientar en el llenado de la misma e informar claramente la forma de obtenerla (impresa o electrónica).
• Especificar el tipo de documentos que se pueden consultar en ese archivo y la forma de consultarlos; algunos documentos pueden requerir cuidados especiales al ser consultados o, según su vía de consulta (física o electrónica), que la revisión sea en el mismo archivo o a través de equipo de cómputo. Se debe indicar el horario en que puede hacerse la consulta.
• Si existe la posibilidad de préstamos a domicilio, se deberá informar la manera en que se realiza el registro de los usuarios de este servicio, cuyos datos quedan en el servicio de archivo para control del mismo. También se debe especificar la vigencia de este tipo de préstamo y señalar las sanciones en caso de no cumplir en tiempo y forma con la devolución.
• En el caso del servicio de reprografía, también se deberá indicar la forma de realizarlo (si es directamente con equipo del archivo, si se puede hacer con equipo personal y, en este caso, especificar si está autorizado, por ejemplo, el uso de flash). Se deberá señalar si están tramitados los permisos de derecho de autor para este servicio o lo tiene que realizar el usuario.

A continuación, se enlistan los derechos que poseen los usuarios al solicitar este tipo de servicios:

• La carta de servicios es, de facto, un compromiso del archivo hacia su usuario. Es un elemento que asegura el derecho del usuario a utilizar los servicios del archivo.
• El usuario debe visualizar en la carta de servicios que ésta es un derecho con que cuenta para el acceso a la información.
• En la carta se deben visualizar los servicios a que tiene derecho el usuario: obtener un servicio de calidad, protección de datos personales, quejas y sugerencias, acceso a datos personales para correcciones, etcétera.
• El usuario también debe saber que este derecho implica obligaciones: hacer buen uso de las instalaciones, cuidar el material, devolverlo a tiempo, cumplir con los requisitos de préstamo y citar cuando se utilice la información consultada.

La prestación de servicios en el archivo conlleva compromisos de calidad; para ello, se utilizan sistemas de medición del rendimiento que utilizan indicadores para estimar el grado de cumplimiento de esos objetivos. Estos indicadores pueden ser: número de servicios prestados en determinado tiempo, calificación del servicio por el usuario, tiempo que tomó el trámite, tipo de archivo consultado, tipo de servicio prestado, etcétera.

Su elaboración debe ir alineada con la misión, visión y funciones del organismo al que pertenece. Asimismo, incluirá los servicios que se prestan y principales procedimientos que se tramitan, los derechos de los usuarios y los procedimientos de realización.

(s. a.) (2016). Funciones [fotografía]. Tomada de https://pixabay.com/es/por-escrito-pluma-hombre-ni%C3%B1o-1149962/