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Proceso de organización
La organización dentro del proceso archivístico se entiende como la forma en la que se disponen los documentos para su pronta localización y recuperación, a través de la realización de las labores de ordenación y clasificación, cuyo resultado final es el de generar una representación de las funciones y actividades institucionales, mejor conocido como cuadro de clasificación.
El cuadro de clasificación es el esquema gráfico de forma jerárquica, que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
En esta etapa son sumamente importantes el conocimiento y aplicación de dos principios: el de procedencia y de orden original. ¿En qué consisten éstos?
El principio de procedencia establece que la documentación producida por una institución u organismo no debe mezclarse con los de otros. Lo que implica que los documentos se organicen, respetando la estructura orgánica del ente productor. El respeto a este principio permite disponer de un conocimiento exhaustivo de los documentos, conocer a profundidad su estructura, así como su evolución.
El principio de orden original establece que los documentos del archivo deben conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.
Al respecto, Elio Lodolini (1993) comenta que la organización de un archivo constituye el derecho de la entidad productora a los documentos producidos por ella. Por lo tanto, el único modo de organizar un archivo es el construir el cuadro de clasificación.
¿Cómo se realiza el cuadro de clasificación? Para integrarlo, recordemos los elementos estudiados en la segunda unidad: la identificación documental y la elaboración del contexto institucional, ya que implica tener un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo generador de los documentos.
Esquema Organización
