Los Documentos Administrativos
Objetivo / Introducción
Identificar el vínculo existente entre la administración y los archivos, con el fin de lograr un adecuado flujo documental, para hacer eficientes las actividades administrativas de la entidad.
Las entidades coordinan esfuerzos y recursos, con el fin de cumplir sus funciones sustantivas, pues son el motivo de su constitución. Éstas generan documentos como producto de las gestiones administrativas que efectúan y deben ser únicos, seriados y veraces; documentan órdenes de autoridad, pruebas o testimonian acciones. Se debe comprender la organización y funcionamiento de las entidades, pues junto con los principios teóricos de la archivística, se logra organizar correctamente los documentos, lo que da como resultado, el cumplimiento eficiente de las actividades, y la conservación del patrimonio documental hasta su destino final.
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En esta materia, abordaremos la generación de los documentos desde un punto de vista administrativo, es decir, los documentos que producen las entidades y los cuales permiten dar testimonio de sus gestiones y resoluciones.
En este tema, se utilizará el término entidad para referirse a instituciones públicas o privadas, pues se estudiará a los documentos como resultado de una gestión administrativa o trámite; se realizan en cualquier entidad sin importar los fines gubernamentales o particulares con los que fueron creados.
Entendemos
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El mismo Brech dice que la administración se vincula con actividades calculadas que el organismo realiza para llegar a cumplir sus actividades con…
Se puede analizar que la administración permite organizar las actividades de la institución con el propósito de obtener el máximo beneficio con la menor inversión, coordinando cada uno de los procesos administrativos y conociendo el motivo y el objetivo de ellos.
Ahora se revisará que es un proceso administrativo y su relación con la archivística.
Es así como surgen las operaciones de registro que “tienen por objeto fijar los resultados de la empresa en forma escrita —contable o estadísticamente—, de tal manera que, en cualquier momento, pueda conocerse la situación administrativa y sea posible hacer las correcciones y mejoras necesarias” (Reyes, 1984, p. 65). En esta última cita, se menciona al documento como testimonio para conocer la situación de la institución, con el fin de subsanar las deficiencias de la institución en beneficio de los usuarios.
Es importante identificar los procesos administrativos que se llevan a cabo en la institución, pues es un elemento indispensable para la eficiente gestión de la dependencia, pues permite:
Analizar cada una de las funciones de las dependencias y sus procesos administrativos, hablando archivísticamente, permitirá identificar los documentos que son generados y encontrar su relación con la entidad. Las entidades gestionan documentos derivados de sus actividades o funciones; son éstos testimonio del desarrollo de los procesos administrativos y de la toma de decisiones.
Al respecto, Cruz y Mikelarena (1998) reflexiona:
“Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la administración pública, la forma externa de dichos actos” (p. 171).
Ejemplo
El documento tiene como objetivo comunicar dentro y fuera de la entidad; funciona como constancia de las actuaciones administrativas, otorgando la posibilidad a los ciudadanos de tener acceso a la información de forma cierta. Cruz y Mikelarena (1998) elucubran que un documento administrativo debe cumplir con las siguientes características:
A mediados del siglo XX, surgió una metodología para el manejo de los documentos denominada gestión de documentos administrativos, traducción literal del término norteamericano:
Los documentos se convierten, así, en el producto de los hechos institucionales. Heredia (1995) destaca que la gestión de documentos está “íntimamente a la valoración de éstos y comprende la planificación, el control, la dirección, la organización, la promoción y otras actividades de gestión relativas a los documentos antes de llegar a los archivos históricos, evitando la acumulación de documentos y permitiendo a los organismos una correcta fluidez y eficacia en sus trámites” (p. 178).
La gestión de documentos permite la correcta circulación del documento, tomando de base para su funcionamiento su ciclo vital, el cual tiene dos objetivos principales:
(Vázquez, 1987, p. 4).
En esta uapa lograste estudiar el vínculo entre la administración y los archivos, así como la importancia de los documentos administrativos y las funciones que tienen dentro de una entidad pública o privada.
Los documentos administrativos cumplen diferentes funciones dentro de una entidad y sus procesos necesarios para una adecuada gestión.
Cruz, J. y Mikelarena, F. (1998). Información y documentación administrativa. Madrid: Tecnos.
Heredia, A. (1995). Archivística general y práctica. Publicaciones de Diputación Provincial de Sevilla.
Reyes, A. (1984). Administración de empresas: teoría y práctica. Ciudad de México: Limusa.
Vázquez, M. (1987). Manual del ciclo vital del documento. Escuela de Archiveros Universidad Nacional de Córdoba.
Vázquez, M. (2006). Administración de documentos y archivos. Buenos Aires: Alfagrama Ediciones.