Para comenzar a conocer las características más importantes de los documentos digitales, es importante retomar primero ciertos conceptos que te ayudarán a comprender mejor este tema.
Para comenzar, un documento se compone por dos elementos importantes: datos e información.
Los datos son un conjunto de símbolos que representan cierta información. Un dato por sí solo no comunica nada, debe estar junto con el resto de los datos que lo conforman para entonces convertirse en información que pueda ser interpretada o procesada y comunicar algo.
Por ejemplo, al observar un letrero en la puerta de una oficina con la leyenda “Centro de digitalización de documentos”, los datos pueden ser cada una de las letras que conforman la oración. Si sólo se muestra la letra “C” o la letra “o”, no dice nada. En cambio, si se muestra la oración completa, entonces se entiende lo que el conjunto de letras quiere comunicar.
(s. a.) (2008). Biblioteca Joanina [fotografía]. Tomada de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Biblioteca_Joanina.jpg
Por otro lado, se denomina información al conjunto de datos ordenados y procesados que dan a conocer algún mensaje que ayudará a la toma de decisiones.
(s. a.) (2008). Biblioteca Joanina [fotografía]. Tomada de https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Biblioteca_Joanina.jpg
En el caso del ejemplo anterior, al leer la leyenda “Centro de digitalización de documentos” en el letrero, será posible conocer las actividades que se realizan en esa oficina y, con esa información, tomar la decisión de entrar o no al lugar si se requiere o no hacer algo ahí.
Una vez comprendido lo anterior, es posible definir a un documento como cualquier texto, imagen fija o en movimiento, sonido, objeto o cualquier clase de información, que se encuentre plasmada o registrada en cualquier tipo de soporte: papel, materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros.
Los documentos pueden ser libros, revistas, fotografías, dibujos, películas, audios, facturas, gráficas, diapositivas, archivos electrónicos, etcétera. A continuación, se describe lo que caracteriza a los documentos electrónicos y digitales.
Si bien los archivos electrónicos y digitales tienen las mismas características y su forma de almacenamiento y consulta es la misma, se distinguen por su naturaleza.
Laganzon, D. (2017). Documentos [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/documents-file-articles-office-1920461/
Un documento digital es aquél que puede contenerse en un dispositivo digital: computadoras, tabletas, celulares o cualquier dispositivo electrónico digital; para su consulta, precisa de estos dispositivos y el software o aplicaciones necesarias.
Velázquez, D. (2017). Herramientas digítales [ilustración]. Tomada para fines ed ucativos de https://pixabay.com/en/seo-responsive-websites-photo-web-2151033/
Los documentos digitales pueden ser de generación o de transformación, es decir, pueden “nacer” digitales o ser convertidos a digitales en caso de que originalmente provengan de algún formato análogo. Un archivo digital de generación, conocido también como documento electrónico, puede ser cualquier documento (ya sea de texto, sonido, imagen o video) creado en un dispositivo electrónico digital; por ejemplo, una fotografía o videos tomados con un teléfono inteligente o una cámara digital; puede ser también un documento de texto creado en algún editor de texto como Word. Estos archivos son digitales desde que comienza su existencia, y es la principal característica por la cual son llamados documentos electrónicos, ya que pueden ser manipulados o editados a través de un software.
(s. a.) (2017). Documento electrónico [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/statistic-wordpress-web-data-1820320
En el caso de los documentos digitales de transformación, son llamados también documentos digitalizados, ya que atravesaron un proceso de digitalización para ser manipulados con un dispositivo electrónico digital. Los Lineamientos para la organización y conservación de archivos, publicados en 2016 en el Diario Oficial de la Federación, definen a la digitalización como la técnica que permite convertir la información que se encuentra guardada de manera analógica en soportes como papel, video, casetes, cintas, películas, microfilm, etcétera, en una forma que sólo puede leerse o interpretarse por medio de una infraestructura tecnológica.
(s. a.) (2017). Smartphone [ilustración]. Tomada de https://pixabay.com/en/african-african-american-black-2029825/
Un ejemplo de un documento digital de transformación puede ser un archivo de texto o imagen resultado de escanear algún libro o fotografías impresas, o al convertir un video que se encuentra en VHS a un formato DVD. Todos estos documentos tienen como característica principal que fueron sometidos a algún proceso para ser digitales y, aunque también son archivos electrónicos porque precisan de un dispositivo electrónico digital para su acceso y soporte, la forma de identificarlos como documentos de transformación es llamarlos simplemente document digitales o digitalizados.
Morrison, M. (2016). Escáner [fotografía]. Tomada para fines educativos de https://pixabay.com/en/scan-scanning-digitise-vintage-1445263/
Entre las principales características, se tiene que los documentos digitales requieren tres elementos para ser percibidos: la computadora o dispositivo electrónico digital, el o los programas necesarios para operarlo y leerlo y el documento digital en sí mismo. Se pueden efectuar diversas acciones con los documentos digitales; pueden editarse, moverse, copiarse o borrarse por medio de una computadora o dispositivo electrónico digital, a menos que el documento tenga restricciones que impidan realizar estas acciones.
Bordoy, G. (2015). Digitalización, liberación y creación de contenido [ilustración]. Tomada de https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Digitalizaci%C3%B3n,_liberaci%C3%B3n_y_creaci%C3%B3n_de_contenido.png
Un documento digital tiene ciertas propiedades que lo identifican y proporcionan información general del documento: Nombre: Cuando se crea un documento digital, el autor o persona que lo crea es quien debe darle el nombre; en caso de que no especifique alguno, el sistema asigna un nombre por default. El nombre del documento se puede cambiar cuando el autor o usuario lo desee; de no ser así, el documento conservará ese nombre permanentemente. Extensión: Es el sufijo separado por un punto (.) que aparece después del nombre; esta extensión indica el tipo de documento o formato en que fue creado. Tamaño: Indica la cantidad de bytes que el documento ocupa de espacio en el disco duro o dispositivo de almacenamiento. Fecha de creación o modificación: Señala cuándo fue creado el documento y cuándo fue la última fecha en que fue editado. Ubicación: indica la secuencia de árbol del directorio en el que está guardado el documento.
Torres, J. S. (2016). Propiedades de un archivo [captura de pantalla]
