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Características de la
gestión de documentos

Introducción / Objetivo


Durante el desarrollo de la unidad hemos identificado el concepto de gestión documental. Su importancia recae en la organización de documentos en sus diversos formatos, a raíz de su creciente producción.

Contar con una organización implica beneficios, como una eficacia no sólo en la consulta de archivos, sino también en su administración y preservación, dependiendo del caso.

(s.a.)(s.f.) Gestión de documentos [imagen] Tomada con fines educativos de: https://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(inform%C3%A1tica)#/media/File:FilesAndFolders.png

Objetivo:

Identificar los elementos que integran la gestión documental a través de la organización, descripción, conservación y difusión, con el fin de brindar una consulta eficiente de archivos.

Contenido

Características de la gestión de documentos

Una vez que hemos definido qué es gestión documental, daremos el siguiente paso, que consiste en identificar sus características.

Consulta el siguiente recurso en donde encontrarás el nombre de la característica y su respectiva definición.

Control del uso y la circulación de los documentos

Nos lleva a hacer más eficiente el trabajo.
El objetivo es evitar la creación de documentos innecesarios, la posible duplicación y las versiones caducadas. Sabemos que puede haber en diferentes expedientes copias de un mismo documento.

La importancia de simplificar el procedimiento

Ayuda a que en un trámite no se requiera ni más personal ni más papeleo.

La conservación y la instalación de los documentos a bajo costo en los archivos intermedios

Sólo se conservan los que verdaderamente se requiere resguardar.

Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para ponerlos al servicio de la gestión y poder tomar decisiones

Implica los criterios a seguir para hacer más eficiente la gestión.

Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que ya no tengan valor

Se aplican criterios, pues el crecimiento de documentos es exponencial y no se puede conservar todo.

Disponibilidad de los documentos en crisis o emergencia

Se lleva a cabo mediante la señalización en el exterior de los contenedores.

Conocer la importancia de los documentos de archivo en instituciones tanto privadas como públicas

Permite una mejor consulta de documentos en cualquiera de los sectores.

Recuperar información de manera más rápida y efectiva

Se lleva a cabo cuando durante el trámite se puede localizar de manera efectiva el material requerido.

Difundir el archivo dentro y fuera de la organización

Al tener un buen control del material, organizado y descrito, es posible difundir la información con la que cuenta la entidad que resguarda la documentación.

Actividad

La gestión documental y sus características

Identificar las características de la gestión documental nos permite saber cómo hacer más eficiente una organización, mediante la agilización de los diferentes procesos que se requieren para que el trabajo funcione.

Autoevaluación

¿Qué aprendí?

Completa las oraciones que se te presentan arrastrando las opciones que se encuentran en la parte inferior a los espacios correspondientes. Dispones de dos intentos por cada reactivo para realizar la actividad. Al finalizar podrás conocer tu desempeño.

Fuentes de información

Cruz, J. R. (1996). Manual de archivística (2.ª ed.). Madrid: Pirámide/Fundación Germán Sánchez Ruipérez.

Heredia, A. (1987). Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla: Diputación Provincial.

Rufeil, M. Z. (2009). Manual de teoría archivística y glosario. Argentina: Brujas.