Introducción
La teoría del ciclo vital de los documentos fue planteada en el año de 1947, a raíz de los trabajos de la Comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947, precisamente por una comisión norteamericana al darse cuenta de los grandes volúmenes de información que poseían y lo complejo que era el tema de la localización de los documentos, no sólo en su organización, sino también en la mayoría de las entidades tanto públicas como privadas alrededor del mundo (Villanueva, 2012).
El ciclo de vida de los documentos es un concepto de la archivística moderna que se refiere a las distintas etapas o edades por las cuales atraviesan los documentos, desde su producción en un archivo de trámite, pasando por su conservación temporal o precaucional dentro de un archivo de concentración, hasta conservarlo, eliminarlo o seleccionarlo para una custodia definitiva dentro del archivo histórico.
Ubicar los conceptos del ciclo de vida de un documento para optimizar la organización de archivos, a partir del estudio de la Teoría del ciclo vital de los documentos.
Son las etapas, fases o edades por las cuales atraviesa un documento, determinadas por los valores y usos que tiene en cada una de ellas. Villanueva (2012) comenta que el ciclo vital del documento es un aporte teórico que pasa a ser uno de los dos pilares sobre los que descansa la teoría archivística, junto con el principio de procedencia y orden original.
El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades, conocidas también como etapas o fases, determinadas por los valores y usos que tiene en cada una. A cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y la conservación de los documentos en un archivo específico.
La primera etapa o edad también se le llama de fase activa o de vigencia administrativa. Durante esta edad los documentos tienen valores primarios para la institución. Estos valores son los siguientes:
Es la condición de los documentos producidos o recibidos por una institución para realizar sus funciones o actividades comunes, tales como oficios, circulares, memorandos, etc.
Es la condición de los documentos que permite certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de los ciudadanos, tales como demandas, contratos, convenios, etc..
Es el atributo de los documentos para comprobar el origen, distribución y uso de los recursos financieros de una institución, tales como pólizas, auditorías, cortes de caja, etc.
El uso del documento en esta etapa es constante e inmediato; por eso, debe ser conservado cerca del usuario —el creador del documento— en un archivo administrativo o de trámite.
En la segunda etapa, llamada fase semiactiva, el documento conserva sus valores primarios con los cuales fue creado (administrativo, jurídico o fiscal); sin embargo, su uso es ocasional, por ello hay que conservarlo durante un plazo precautorio donde su conservación debe ser en un archivo de concentración, y no necesariamente debe estar cerca del usuario.
En la tercera edad, fase inactiva o histórica, el documento ha perdido sus valores primarios para la institución, pero adquiere nuevos valores secundarios.
Corresponde a la utilidad permanente de los documentos, en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales.
Es la utilidad permanente de los documentos por reflejar la evolución del organismo administrativo que los creó.
Es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber (Alday, 2004).
En esta última etapa, los documentos han aprobado la valoración, pues se considera que tienen valores suficientes para que sean conservados permanentemente, adquiriendo un segundo valor, además del carácter histórico, cultural y científico, por lo que su uso ya no es de tipo institucional, sino social y, por lo tanto, su conservación debe ser constante en el archivo histórico, donde recibirá un tratamiento especializado.
Una vez que los documentos finalizan su fase semiactiva pierden los valores primarios y secundarios, por lo cual pueden ser eliminados de acuerdo con las normas que marque la propia institución al respecto, previo análisis y valoración de los mismos. A este proceso de le conoce con el nombre de depuración documental.
Actividad
A lo largo de la unidad has ido conociendo los principales aspectos del Ciclo vital de un documento. Es importante que tengas claros cada uno de ellos pues estos te serán útiles a lo largo de la carrera y en tu quehacer profesional.
A continuación, escribe en los espacios en blanco los conceptos que completan correctamente la idea que se te presenta.
Autoevaluación
Es tiempo de conocer cuánto has aprendido en este tema. Para ello, realizarás la siguiente actividad, en la que deberás escoger la opción correcta a la afirmación que se te presenta.
Alday, A. (2004). Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: Archivo General de la Nación.
Alonso, J. (2016). Archivística y gestión documental. Universitat Oberta Catalunya. Consultado el 17 de noviembre de 2016 de https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Arxivistica/Gestion_integral_de_archivos/Gestion_integral_de_archivos_(Modulo_1).pdf
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